Procedures voor vaste activa

De Asset Recognition Procedure

Een van de gebieden waarop een procedure behoorlijk nuttig kan zijn, is voor de eerste opname van een vast actief in het boekhoudsysteem, aangezien dit een relatief gecompliceerde transactie is. De procedure voor het voltooien van het herkenningsproces voor activa wordt hieronder beschreven:

1. Bepaal de basiseenheid . Bepaal de basiseenheid voor het activum. Deze bepaling is gebaseerd op een aantal factoren, zoals of de gebruiksduur van verschillende componenten van het activum aanzienlijk verschillen, op welk niveau u het activum fysiek wilt volgen en de kosteneffectiviteit van het volgen van activa op verschillende detailniveaus. .
2. Compileer kosten . Bereken de totale kosten van de basiseenheid. Dit zijn alle kosten die worden gemaakt om de basiseenheid aan te schaffen en deze in de staat en locatie te brengen die bedoeld zijn voor gebruik. Deze activiteiten kunnen de bouw van de basiseenheid, aanschafkosten en gerelateerde administratieve en technische activiteiten omvatten.
3. Komt overeen met de limiet voor hoofdlettergebruik . Bepaal of de totale kosten van de basiseenheid hoger zijn dan de limiet voor bedrijfskapitalisatie. Is dit niet het geval, breng de uitgave dan in de kosten als ze worden gemaakt. Ga anders verder met de volgende stap.
4. Toewijzen aan activaklasse . Wijs de basiseenheid toe aan de meest geschikte activaklasse waarvoor er een grootboekcategorie is (zoals meubilair en inventaris, kantoorapparatuur of voertuigen).
5. Maak een journaalboeking . Maak een journaalboeking die de activarekening debiteert voor de juiste activaklasse en de kostenrekening crediteert waarin de kosten van de basiseenheid oorspronkelijk waren opgeslagen.

De procedure voor het aanmaken van een vast activabestand

De exacte soorten informatie die voor een vast activum worden geregistreerd, zullen per bedrijf verschillen, wat betekent dat de volgende procedure mogelijk moet worden aangepast. De volgende voorbeeldprocedure is bedoeld voor de registratie van een productiemiddel.

1. Maak een record . Maak een nieuw record voor het activum en wijs het volgende opeenvolgende recordnummer eraan toe. Als het wordt opgenomen in een computersysteem, zal de software het recordnummer toewijzen. Is dit niet het geval, dan doet de vast activabeheerder dat.
2. Schrijf een beschrijving . Beschrijf de asset in één zin. Als dit activum vergelijkbaar is met andere bedrijfsactiva, gebruik dan hetzelfde beschrijvingsformaat. Overweeg anders een door de fabrikant verstrekte beschrijving te gebruiken.
3. Voer tagnummer in . Vermeld het nummer op het door het bedrijf verstrekte label (indien aanwezig) dat op de apparatuur is aangebracht. Als er geen tag is gebruikt, voert u 'Geen tag' in.
4. Voer het serienummer in . Voer het door de fabrikant verstrekte serienummer op het apparaat in. Als u het serienummer niet kunt vinden, neem dan contact op met de fabrikant om te achterhalen waar het zich moet bevinden. Als er geen serienummer is, voert u 'Geen serienummer' in.
5. Noteer de assetlocatie . Noteer de locatie van het activum. Geef waar mogelijk de locatie aan per gebouw en bij voorkeur per kamer. Als het zich in het productiegebied bevindt, geeft u de afdeling op waarin het zich bevindt.
6. Wijs verantwoordelijkheid toe . Vermeld de naam of in ieder geval de functietitel van de persoon die verantwoordelijk is voor het goed.
7. Noteer de overnamedatum . Geef de maand en het jaar aan waarop het activum gereed was voor het beoogde gebruik en of het vanaf die datum ook daadwerkelijk is gebruikt.
8. Voer de kosten in . Voer de totale initiële geactiveerde kosten van het activum in. Dit moet overeenkomen met het bedrag dat is geregistreerd in het grootboek of het vaste-activadagboek voor het activum. Gebruik niet het bedrag dat op de leveranciersfactuur staat vermeld, omdat er mogelijk andere kosten zijn opgeteld. Bij deze stap wordt ervan uitgegaan dat de software voor vaste activa niet beschikt over informatie die rechtstreeks vanuit het grootboek of het dagboek voor vaste activa is gekoppeld.
9. Toewijzen aan activaklasse . Wijs het activum toe aan een activaklasse door de kenmerken ervan te vergelijken met de standaard activaklassen die door het bedrijf worden gebruikt. Bekijk bij twijfel gerelateerde activa om te bepalen aan welke klassen ze zijn toegewezen. Dit is een belangrijke stap, aangezien gebruiksduur en afschrijvingsmethoden vaak automatisch worden toegewezen op basis van de activaklasse.
10. Voer de gebruiksduur in . Indien het systeem niet automatisch een gebruiksduur toekent op basis van de activaklasse, vermeld dan de gebruiksduur.
11. Record goedkeuren . Laat de controller het bestand beoordelen en goedkeuren. Corrigeer eventuele problemen die door de recensent zijn opgemerkt.
12. Bewaar het record . Als de informatie is vastgelegd in een volledig handmatig systeem, slaat u deze op per activaklasse en vervolgens op recordnummer op in de vasteactivabestanden.

De afschrijvingsprocedure

Er moet een gedetailleerde afschrijvingsprocedure zijn die precies specificeert hoe elk vast activum moet worden gecategoriseerd en hoe het moet worden afgeschreven op basis van de activaklasse waaraan het is toegewezen. De basisprocedure is:

1. Wijs een activaklasse toe . Stem het vaste activum af op de standaardbeschrijvingen van de activaklassen van het bedrijf. Als u niet zeker weet welke klasse u moet gebruiken, onderzoek dan de activa die al aan de verschillende klassen zijn toegewezen of neem contact op met de controller.
2. Wijs afschrijvingsfactoren toe . Wijs aan het vaste activum de gebruiksduur en afschrijvingsmethode toe die gestandaardiseerd zijn voor de activaklasse waarvan het deel uitmaakt. Dit wordt automatisch toegewezen in sommige geautomatiseerde systemen, waarbij de toewijzing van een activaklasse automatisch een gebruiksduur en afschrijvingsmethode aan een activum toekent.
3. Bepaal de restwaarde . Overleg met het inkoop- of industrieel ingenieurspersoneel om te bepalen of het activum naar verwachting een restwaarde zal hebben aan het einde van zijn nuttige levensduur. Als deze restwaarde hoger is dan het bedrijfsbeleid voor minimale restwaarden, noteer dit dan bij de berekening van de afschrijving.
4. Maak een afschrijvingsberekening . Maak de afschrijvingsberekening op basis van de gebruiksduur en de afschrijving die is voorgeschreven voor de activaklasse met behulp van de activakosten minus eventuele restwaarde. Dit gebeurt automatisch voor activa die zijn ingevoerd in een softwarepakket voor vaste activa, maar moeten anders handmatig worden gegenereerd.
5. Afschrijvingsrapport afdrukken . Druk het afschrijvingsrapport af, gesorteerd op activaklasse.
6. Maak een journaalboeking . Maak de maandelijkse afschrijvingsjournaalboeking met behulp van het standaardafschrijvingssjabloon. De standaardinvoer is om een ​​debet te boeken voor de afschrijvingskosten (in totaal of per afdeling), en om een ​​creditering op de geaccumuleerde afschrijvingsrekening voor elke activaklasse. Deze informatie is afkomstig van de totalen op het afschrijvingsrapport.
7. Voer de transactie in . Registreer de journaalboeking in de boekhoudsoftware.
8. Back-upmateriaal voor bestanden . Voeg het afschrijvingsverslag toe aan het journaalboekingsformulier en archiveer het in de map met journaalboekingen.

Procedure Overdracht Interdepartement

Als vaste activa routinematig tussen afdelingen worden verschoven, moet er een procedure zijn die ervoor zorgt dat de gerelateerde records worden bijgewerkt. De procedurestappen zijn:

1. Vul een formulier in om aan te geven welk activum van een afdeling wordt overgedragen. Dit moet het unieke item-tagnummer en een algemene beschrijving van het item bevatten. De manager van deze afdeling ondertekent het formulier om te bevestigen dat het asset ergens anders heen zal worden verplaatst.
2. De manager van de afdeling die het activum ontvangt, ondertekent ook het formulier om de ontvangst te bevestigen.
3. Stuur het formulier door naar de vaste-activabeheerder, die toegang heeft tot het activabestand in het boekhoudsysteem en het activum toewijst aan de ontvangende afdeling. De accountant schuift ook de bijbehorende afschrijvingslast door naar de ontvangende afdeling.
4. Stuur kopieën van het formulier naar beide afdelingsmanagers, voor hun eigen administratie.