Onkostenverantwoording
Kostenverantwoording is het omzetten van een actief in een uitgave. Dit wordt gedaan wanneer het nut van een activum is verbruikt. De opname van kosten kan vertraagd plaatsvinden wanneer uitgaven worden gedaan voor activa die niet onmiddellijk worden verbruikt. Voorbeelden van dit soort kostenverantwoording zijn:
Wanneer de periode waarop een vooruitbetaalde huurbetaling betrekking heeft, is verstreken.
Wanneer de advertentieactiviteiten die verband houden met een vooruitbetaalde advertentiebetaling zijn voltooid.
Als de periode waarop een vooruitbetaalde algemene aansprakelijkheidsverzekering betrekking heeft, is verstreken.
Onkostenverantwoording kan ook plaatsvinden zodra een uitgave is gedaan. Een dergelijke opname kan plaatsvinden omdat het onderliggende nut van een verworven item is verbruikt binnen dezelfde verslagperiode als de uitgaven. Deze opname kan ook ontstaan omdat de kostprijs van het verworven item onder de activeringslimiet van een bedrijf valt, zodat de uitgave altijd als last wordt geboekt zodra ze zich voordoen. Voorbeelden van dit soort kostenverantwoording zijn:
De aankoop van kantoorartikelen
Het ontstaan van een aansprakelijkheid in verband met reeds verleende juridische diensten
Het ontstaan van een aansprakelijkheid voor reeds verbruikte voorzieningen
De aanschaf van een laptop waarvan de kosten lager zijn dan de limiet van de bedrijfskapitalisatie
Idealiter zou de kostenverantwoording tegelijk moeten plaatsvinden met de opname van eventuele opbrengsten waarmee een uitgave verband houdt (het matchingprincipe). De kostenverantwoording voor de kostprijs van verkochte goederen in verband met de verkoop van een product moet bijvoorbeeld plaatsvinden in dezelfde periode waarin de verkoop werd opgenomen.
Wanneer kostenverantwoording plaatsvindt, verschijnt het bedrag van de last in de winst- en verliesrekening, waardoor het bedrag van de winst dat anders zou worden opgenomen, wordt verminderd. Voor een langerlopend actief betekent dit dat een actief van de balans wordt verwijderd en naar de resultatenrekening wordt verplaatst. Voor activa met een kortere looptijd (zoals kantoorbenodigdheden) is het actief niet lang genoeg aanwezig om op de balans te verschijnen - het wordt eenvoudigweg in één keer in de resultatenrekening opgenomen.
De timing van kostenverantwoording is een van de meest voorkomende vormen van fraude met financiële overzichten, aangezien de managers van een bedrijf een prikkel kunnen hebben om de kostenverantwoording uit te stellen om de gerapporteerde resultaten van een verslagperiode te versterken. Deze situatie doet zich meestal voor wanneer de beloning van managers nauw verband houdt met de gerapporteerde resultaten van een organisatie.
De kostenverantwoording kan worden uitgesteld op basis van de kasbasis, waarbij de opname plaatsvindt wanneer een factuur wordt betaald, niet wanneer deze wordt ontvangen.
