Boekhoudsysteem ontwerp

Het ontwerp van boekhoudsystemen

Het boekhoudsysteem is in wezen een database met informatie over zakelijke transacties. Het primaire gebruik van een database is als een informatiebron, dus het boekhoudsysteem moet zo worden ontworpen dat het kosteneffectief is om de benodigde informatie te verstrekken. De belangrijkste factoren bij het ontwerp van boekhoudsystemen zijn als volgt:

  • Enkele of dubbele invoer . Een heel klein bedrijf werkt simpelweg door contante ontvangsten en betalingen in zijn chequeboek te noteren. Dit staat bekend als een systeem met één toegang en is alleen voldoende als een bedrijfseigenaar geen interesse heeft om meer te weten te komen over het bedrag van de activa en passiva van een bedrijf. Het systeem met één toegang is extreem simplistisch, maar kan voldoende zijn. Het systeem met dubbele invoer is ontworpen om niet alleen verkopen en uitgaven te registreren, maar ook activa, passiva en eigen vermogen, en biedt dus aanzienlijk meer informatie. Het systeem met dubbele invoer vereist meer vaardigheid in het registreren van transacties en wordt gebruikt door alle grotere organisaties.

  • Cash of op transactiebasis . De kasbasis van de boekhouding registreert transacties alleen als geld wordt ontvangen of uitgegeven, terwijl de transactie op transactiebasis transacties registreert wanneer ze moeten worden opgenomen, ongeacht veranderingen in geldmiddelen. De transactiebasis is nodig om te voldoen aan alle boekhoudkundige kaders, zoals algemeen aanvaarde boekhoudprincipes of International Financial Reporting Standards. Als u verwacht dat u in de toekomst gecontroleerde financiële overzichten nodig zult hebben, gebruik dan de boekhoudkundige grondslag.

  • Rekeningcodestructuur . De rekeningcodestructuur is de numerieke of alfanumerieke aanduiding die wordt gegeven aan elke rekening waarin informatie is opgeslagen. Een lange rekeningcode, zoals een code met zeven of meer cijfers, zorgt voor veel specifieke administratie. Het vereist echter ook meer werk om te onderhouden en er is een groter risico dat informatie verkeerd wordt gecodeerd in de verkeerde accounts. Het is dus over het algemeen het beste om de complexiteit (dwz lengte) van de rekeningcodestructuur tot een minimum te beperken. Kleinere organisaties zullen wellicht merken dat slechts een driecijferige rekeningcodestructuur voldoende is voor het vastleggen van informatie, terwijl grotere entiteiten met meerdere divisies mogelijk aanzienlijk complexere codestructuren vereisen.

  • Accounts gebruikt . U moet beslissen welke accounts u wilt aanmaken. U hebt minimaal (voor een opbouwsysteem met dubbele boekingen) rekeningen nodig voor contanten, debiteuren, inventaris, vaste activa, crediteuren, overlopende passiva, eigen vermogen, inkomsten, kosten van verkochte goederen en administratieve uitgaven. Maar zelfs een kleiner bedrijf heeft meerdere keren dit aantal accounts nodig om zijn activiteiten goed bij te houden. In het bijzonder zal het waarschijnlijk nodig zijn om een ​​aantal verschillende onkostenrekeningen bij te houden om de uitgaven nader te onderzoeken.

  • Divisie vertegenwoordiging . Een groter bedrijf kan een standaardset van rekeningen aannemen en deze repliceren voor elk van zijn dochterondernemingen. Dit kan ook nodig zijn voor individuele productlijnen of faciliteiten. Dit niveau van fijnmazige details is vooral gebruikelijk wanneer een bedrijf een op activiteiten gebaseerd kostensysteem hanteert.

  • Rapporten . De informatie die in het boekhoudsysteem is opgeslagen, moet worden samengevoegd in een systeem van rapporten die worden gebruikt om de financiële resultaten en positie van een bedrijf te presenteren, of om specifiekere rapporten van financiële resultaten te verstrekken. Veel van deze rapporten zijn voorverpakt met boekhoudsoftwarepakketten, hoewel een bedrijf mogelijk speciale behoeften heeft die op maat gemaakte rapporten vereisen.

  • Procedures . Een boekhoudsysteem is pas operationeel als er een reeks procedures is die gebruikers laten zien hoe het systeem moet worden bediend. De meest voorkomende van deze procedures worden meestal tot in detail gedocumenteerd en via formele trainingssessies aan werknemers meegedeeld.

  • Besturing . Er zijn een aantal boekhoudkundige controles nodig om ervoor te zorgen dat een boekhoudsysteem werkt zoals bedoeld. Deze controles zijn specifiek voor het bedrijf en kunnen de deelname van de auditors van het bedrijf of een externe adviseur vereisen om ervoor te zorgen dat de set geïnstalleerde controles geschikt is voor de activiteiten van het bedrijf.

Veel van de zojuist genoemde problemen zijn zo fundamenteel dat u ze vanaf het begin goed moet aanpakken, anders loopt u het risico dat u het hele boekhoudsysteem op een later tijdstip opnieuw moet opbouwen om eventuele wijzigingen op te vangen. In het bijzonder is het het beste om onmiddellijk een dubbel boekhoudsysteem en een boekhouding op transactiebasis over te nemen.

Verwante Artikelen