Vermeld de vervaldatum op facturen

Het kan voor een klant nogal ingewikkeld zijn om te berekenen op welke datum een ​​factuur moet worden betaald. De klant moet de factuurdatum (die zich op een van de verschillende plaatsen op de factuur kan bevinden) en de betalingsvoorwaarden (die mogelijk niet naast de factuurdatum staan) lokaliseren en vervolgens de vervaldatum berekenen op basis hiervan twee gegevens. Dus als de factuurdatum 15 april is en de betalingstermijnen netto 30 zijn, dan is de vervaldatum om in de crediteurenadministratie software in te voeren 15 mei. Kortom, als de klant de factuur niet zorgvuldig onderzoekt, is er een goede kans dat de verkeerde vervaldatum wordt ingevoerd, wat van invloed is wanneer het bedrijf wordt betaald.

Om het nog erger te maken: de meeste crediteurensystemen gebruiken standaard de huidige datum als factuurdatum en combineren deze met de betalingscondities die zijn opgeslagen in het klantenstambestand om op een berekende vervaldatum te komen. Aangezien de huidige datum altijd later is dan de factuurdatum, betekent dit dat het bedrijf te laat wordt betaald.

De oplossing voor dit probleem is om de exacte datum waarop de betaling verschuldigd is, op de factuur te vermelden, vetgedrukt, groot lettertype en in een eigen vak op een prominente plaats op de pagina. Hierdoor is het veel minder waarschijnlijk dat de klant het invoeren van de vervaldatum in de crediteurenadministratie software negeert. Beter nog, vermeld geen betalingsvoorwaarden op de factuur - alleen de vervaldatum; Als u minder informatie presenteert, is de kans groter dat de klant de vervaldatum op de factuur zal vinden.