Hoe u een proefbalans voorbereidt
De eerste stap bij het maken van financiële overzichten is het opstellen van een proefbalans. Aan het einde van elke rapportageperiode wordt een proefbalans opgesteld. Dit wordt gedaan om boekhoudkundige informatie samen te voegen voor opname in de financiële overzichten. Volg deze stappen om een proefbalans voor te bereiden:
Maak een werkblad met acht kolommen, met kolomkoppen voor het rekeningnummer, de rekeningnaam, het debet en het credit totaal. Deze hebben betrekking op de eerste vermeldingen in de spreadsheet. We zullen de resterende kolomtitels later toevoegen.
Maak voor elke grootboekrekening een samenvatting van het rekeningsaldo zodat er één saldo op de eindrekening is dat ofwel een debet- ofwel een creditering is.
Begin met de eerste rekening in het grootboek en schrijf het rekeningnummer en de rekeningnaam over naar het werkblad van de proefbalans. Als het eindsaldo op de rekening een debet is, vult u dit bedrag in de debetkolom voor die rekening in. als het eindsaldo een krediet is, voert u dit bedrag in de kredietkolom voor die rekening in.
Tel de bedragen in de debetkolom bij elkaar op en tel de bedragen in de creditkolom op. De totalen moeten overeenkomen. Als dit niet het geval is, is een rekeningsaldo niet overgeboekt naar het proefsaldo, of is het onjuist overgedragen, of is het grootboek onjuist. Los deze problemen op voordat u doorgaat.
Voeg titels toe aan de vijfde en zesde kolom van het werkblad, die bedoeld zijn voor het aanpassen van debiteringen en het aanpassen van credits. Gebruik deze kolommen om eventuele aanpassingsboekingen in te voeren. Deze aanpassingen zijn meestal bedoeld voor boekingen op transactiebasis om de opname van uitgaven uit te stellen of te versnellen.
Voeg titels toe aan de zevende en achtste kolom van het werkblad, die zijn voor de definitieve debet-totalen en definitieve credit-totalen. De posten in deze kolom zijn de oorspronkelijke afschrijvingen en tegoeden, plus of min de aanpassingsboekingen.
Tel de bedragen op in de laatste debetkolom en tel de bedragen op in de laatste creditkolom. De totalen moeten overeenkomen. Zo niet, dan werd een aangepast rekeningsaldo niet correct overgedragen. Los deze problemen op voordat u doorgaat.
De proefbalans is nu klaar voor gebruik bij het opstellen van de jaarrekening. Het is goed mogelijk dat de voorlopige financiële overzichten die zijn afgeleid van deze proefbalans verdere aanpassingen vereisen, in welk geval de aanvullende wijzigingen worden aangebracht in de aanpassingsinvoerkolommen en nieuwe financiële overzichten worden gemaakt.
Een proefbalans is niet nodig in een geautomatiseerd boekhoudsysteem, aangezien de software automatisch de financiële overzichten opstelt op basis van de informatie in het grootboek; er is geen tussenstap om ook een proefbalans op te stellen.
