Grootboek

Een grootboek is de hoofdreeks rekeningen die alle transacties binnen een entiteit samenvatten. Er kan een ondergeschikte reeks grootboeken zijn die in het grootboek worden samengevat. Het grootboek wordt op zijn beurt gebruikt om informatie samen te voegen in de financiële overzichten van een bedrijf; dit kan automatisch gebeuren met boekhoudsoftware, of door handmatig financiële overzichten samen te stellen op basis van de informatie in een proefbalansrapport (dit is een samenvatting van de eindsaldi in het grootboek).

Het grootboek bevat een debet- en creditboeking voor elke transactie die erin wordt geregistreerd, zodat het totaal van alle debetsaldi in het grootboek altijd gelijk moet zijn aan het totaal van alle creditsaldi. Als ze niet overeenkomen, zou het grootboek uit balans zijn en moet het worden gecorrigeerd voordat er betrouwbare financiële overzichten van kunnen worden samengesteld.

Het grootboek bestaat uit alle individuele rekeningen die nodig zijn om de activa, passiva, eigen vermogen, inkomsten, uitgaven, winst en verlies van een bedrijf te registreren. In de meeste gevallen worden gedetailleerde transacties rechtstreeks in deze grootboekrekeningen geboekt. In sommige gevallen waarin het transactievolume de boekhouding in het grootboek zou overweldigen, worden transacties overgebracht naar een subadministratie, van waaruit alleen de rekeningtotalen worden geregistreerd op een verzamelrekening in het grootboek. In het laatste geval moet een persoon die onderzoek doet naar een probleem in de financiële overzichten, teruggaan naar het grootboek van de dochteronderneming om informatie te vinden over de oorspronkelijke transactie. Het grootboek wordt meestal afgedrukt en opgeslagen in het jaareindeboek van een organisatie, dat dient als het jaarlijkse archief van haar zakelijke transacties.

Grootboekrekeningen krijgen unieke identificerende rekeningnummers toegewezen. Deze nummers kunnen variëren van een eenvoudige driecijferige code tot een meer complexe versie die individuele afdelingen en dochterondernemingen identificeert. Rekeningnummers in het grootboek worden doorgaans zo geconfigureerd dat alle rekeningen die in de balans worden samengevat, worden weergegeven voordat alle rekeningen worden samengevat in de resultatenrekening.

Vergelijkbare termen

Het grootboek wordt ook wel het boek met de definitieve invoer genoemd.

Verwante Artikelen