Beheer van crediteuren
Controles voor crediteuren worden gebruikt om het risico van verliezen in de crediteurenfunctie te beperken. Controles voor crediteuren worden samengevoegd in drie algemene categorieën, die de betalingsverplichting van het bedrijf verifiëren, de gegevens over de crediteuren invoeren in het computersysteem en leveranciers betalen. De bedieningselementen zijn als volgt:
Verplichting om controles te betalen
De verificatie van de betalingsverplichting kan worden bereikt door middel van een van de verschillende mogelijke controles. Zij zijn:
Factuur goedkeuring . De persoon die de betaling kan autoriseren, geeft zijn of haar goedkeuring aan een leveranciersfactuur. Dit is echter eigenlijk een relatief zwakke controle als de fiatteur alleen de leveranciersfactuur ziet, aangezien er niet kan worden vastgesteld of de goederen of diensten zijn ontvangen, of dat de in rekening gebrachte prijzen waren waarmee het bedrijf oorspronkelijk had ingestemd. De fiatteur wil misschien ook weten welke grootboekrekening in rekening wordt gebracht. Daarom is het beter om het personeel van de crediteuren eerst de leveranciersfactuur te laten samenstellen, de inkooporder te autoriseren en documentatie in een pakket te ontvangen, en vervolgens de factuur af te stempelen met een handtekeningblok met het in rekening te brengen rekeningnummer, en vervolgens de goedkeurder te laten Beoordeel het. Deze benadering geeft reviewers een zeer complete set informatie om mee te werken.
Goedkeuring van inkooporders . De inkoopafdeling geeft voor elke gedane aankoop een inkooporder uit. Door dit te doen, keurt het inkooppersoneel in wezen alle uitgaven goed voordat ze zijn gedaan, wat kan voorkomen dat sommige uitgaven ooit plaatsvinden. Aangezien deze controle een aanzienlijke hoeveelheid werk van het inkooppersoneel met zich meebrengt, zullen ze werknemers waarschijnlijk vragen om artikelen op een formeel aanvraagformulier tot aankoop aan te vragen.
Voltooi een driewegwedstrijd . Het personeel van de crediteuren koppelt de leveranciersfactuur aan de gerelateerde inkooporder en het bewijs van ontvangst voordat de betaling wordt geautoriseerd. Door deze aanpak is individuele goedkeuring van de factuur niet meer nodig, aangezien de goedkeuring in plaats daarvan op de inkooporder is gebaseerd. Het is ook beter dan alleen goedkeuren op basis van de bestelling, omdat het ook de ontvangst van de goederen verifieert. Het is echter ook pijnlijk traag en kan kapot gaan als er papierwerk ontbreekt.
Handmatig zoeken naar dubbele betalingen. Een geautomatiseerd systeem van crediteuren zoekt automatisch naar dubbele factuurnummers. Dit is een veel moeilijkere onderneming in een volledig handmatig boekhoudsysteem. In dat geval kan de medewerker van de crediteurenadministratie het leveranciersbestand en het bestand met onbetaalde facturen doorzoeken om te zien of een zojuist ontvangen factuur van een leverancier al is betaald. In veel situaties maakt het grote aantal inkomende leveranciersfacturen dit zo moeilijk dat het te betalen personeel elke poging om dubbele facturen te identificeren, opgeeft en eenvoudig accepteert dat het af en toe voor dergelijke items zal betalen.
Controles voor gegevensinvoer
Er zijn verschillende manieren om ervoor te zorgen dat alle leveranciersfacturen zijn ingevoerd in het crediteurenadministratiesysteem, hoewel deze controles wisselend succes hebben. De bedieningselementen zijn:
Opnemen na goedkeuring . Deze controle dwingt het crediteurenpersoneel om de goedkeuring van elke factuur te verifiëren voordat deze in het systeem wordt ingevoerd.
Noteer voorafgaand aan goedkeuring . Deze controle geeft meer prioriteit aan betalende leveranciers dan aan het verkrijgen van machtigingen om te betalen, aangezien elke ontvangen factuur in één keer wordt geregistreerd in het crediteurensysteem. Deze controle werkt het beste wanneer er al inkooporders zijn gebruikt om een aankoop te autoriseren.
Neem een richtlijn voor factuurnummering aan . Misschien wel het grootste probleem op het gebied van het invoeren van crediteurengegevens zijn dubbele betalingen. Dit lijkt geen probleem te zijn, aangezien de meeste bedrijven boekhoudsoftware gebruiken die automatisch dubbele facturen detecteert en dubbele betalingen voorkomt. Er kan echter inconsistentie zijn in de manier waarop factuurnummers worden geregistreerd. Neemt u bijvoorbeeld factuurnummer 0000078234 op met de voorloopnullen of zonder deze? Als dezelfde factuur twee keer aan het personeel van de crediteuren wordt aangeboden en de ene keer wordt geregistreerd als 0000078234 en de volgende keer als 78234, zal het systeem ze niet markeren als dubbele facturen. Hetzelfde probleem doet zich voor met streepjes in een factuurnummer; een factuurnummer van 1234-999 kan worden geregistreerd als 1234-999 of als 1234999.
Stem af op budget in financiële overzichten . Als een leveranciersfactuur ten onrechte aan de verkeerde afdeling is aangerekend, is het mogelijk dat een afdelingsmanager die de financiële overzichten doorneemt, een verschil ontdekt tussen het aangerekende bedrag en het budget, en zo de kwestie onder de aandacht van de boekhoudafdeling brengt.
Betalingscontrole
Het grootste deel van de hieronder vermelde controles betreft betaling per cheque, aangezien dat nog steeds de overheersende vorm van betaling is. De bedieningselementen zijn:
Splitsen van cheques afdrukken en ondertekenen . Eén persoon moet cheques voorbereiden en een andere persoon moet ze ondertekenen. Hierdoor vindt er een kruiscontrole plaats op de uitgifte van contanten.
Bewaar alle cheques op een afgesloten locatie . Ongebruikte controlevoorraad moet altijd op een afgesloten plaats worden bewaard. Anders kunnen cheques worden gestolen en op frauduleuze wijze worden ingevuld en geïnd. Dit betekent dat eventuele handtekeningplaten of stempels ook op een afgesloten plaats moeten worden bewaard.
Houd de volgorde van de gebruikte chequenummers bij . Houd een logboek bij waarin het bereik van controlenummers wordt vermeld dat tijdens een controlerun wordt gebruikt. Dit is handig om te bepalen of er controles in de opslag ontbreken. Dit logboek zou niet bij de opgeslagen cheques moeten worden bewaard, aangezien iemand het logboek kan stelen op hetzelfde moment als cheques.
Handmatige ondertekening van cheques vereisen . Een bedrijf kan eisen dat alle cheques worden ondertekend. Dit is eigenlijk een relatief zwakke controle, aangezien maar weinig ondertekenaars van cheques zich verdiepen in de reden waarom cheques worden uitgegeven en zelden de betaalde bedragen in twijfel trekken. Als een bedrijf ervoor kiest om in plaats daarvan een handtekeningplaat of stempel te gebruiken, dan is het veel belangrijker om een sterk inkoopordersysteem te hebben; het inkooppersoneel wordt de facto goedkeurder van facturen door eerder in het crediteurenproces inkooporders af te geven.
Vereist een extra ondertekenaar van een cheque . Als het bedrag van een cheque een bepaald bedrag overschrijdt, heeft u een tweede cheque-ondertekenaar nodig. Deze controle geeft zogenaamd meerdere senior-mensen de kans om te stoppen met betalen. In werkelijkheid is het waarschijnlijker dat alleen nog een stap in het betalingsproces wordt geïntroduceerd zonder de controleomgeving echt te versterken.
