Hoe te boeken in het grootboek

Bij het boeken naar het grootboek worden gedetailleerde boekhoudkundige transacties in het grootboek geregistreerd. Het omvat het samenvoegen van financiële transacties van waaruit ze zijn opgeslagen in gespecialiseerde grootboeken en het overbrengen van de informatie naar het grootboek. Aanvankelijk worden transacties die in volume worden voltooid, meestal geregistreerd in een speciaal grootboek, zoals het verkoopboek. Hierdoor wordt voorkomen dat het grootboek voor duizenden transacties overspoeld wordt met details. De informatie in het grootboek wordt vervolgens samengevoegd tot een set financiële overzichten voor elke rapportageperiode.

Informatie in een van de gespecialiseerde grootboeken wordt met regelmatige tussenpozen geaggregeerd, waarna een boeking op samenvattingsniveau wordt gemaakt en in het grootboek wordt geboekt. In een handmatige boekhoudomgeving kan de aggregatie met vaste tussenpozen plaatsvinden, zoals eenmaal per dag of eenmaal per maand. Als het bronboek bijvoorbeeld het verkoopgrootboek is, kan de geaggregeerde boekingspost een afschrijving op de debiteurenrekening en bijschrijvingen op de verkooprekening en verschillende btw-rekeningen bevatten. Bij het boeken van deze boeking in het grootboek zou in het beschrijvingsveld een aantekening kunnen worden gemaakt met vermelding van het datumbereik waarop de boeking betrekking heeft. Dit is handig om extra duidelijkheid te geven aan een gebruiker van het grootboek die mogelijk onderzoek doet naar bepaalde transacties.

In een geautomatiseerde boekhoudomgeving kan het boeken in het grootboek onopgemerkt blijven. De software doet dat gewoon met regelmatige tussenpozen, of vraagt ​​of u wilt boeken, en handelt vervolgens automatisch de onderliggende grootboekboeking af. Het is mogelijk dat er zelfs geen boekingstransactie verschijnt in de rapporten die door het systeem worden gegenereerd.

Boeking naar het grootboek vindt niet plaats voor transacties met een lager volume, die al in het grootboek zijn geregistreerd. Aankopen van vaste activa kunnen bijvoorbeeld zo zeldzaam zijn dat er geen speciaal grootboek nodig is om deze transacties te huisvesten, dus worden ze in plaats daarvan rechtstreeks in het grootboek geregistreerd.

Als iemand een gedetailleerde transactie wil onderzoeken, begint hij meestal met een van de financiële overzichten, gaat hij verder naar de relevante rekening in het grootboek en verwijst hij vervolgens naar het gespecialiseerde grootboek dat gedetailleerde informatie over de betreffende transactie bevat.

Verwante Artikelen