Het verkoopboek
Een verkoopadministratie is een gedetailleerde specificatie van de gemaakte verkopen, gepresenteerd in datumvolgorde. Het kan ook credits bevatten die zijn uitgegeven om de verkoop te verminderen, bijvoorbeeld voor producten die door klanten worden geretourneerd. De informatie in een verkoopgrootboek kan behoorlijk gedetailleerd zijn, inclusief items als de verkoopdatum, het factuurnummer, de naam van de klant, de verkochte items, verkoopbedragen, vrachtkosten, omzetbelasting, belasting over de toegevoegde waarde en meer.
De informatie in een verkoopadministratie wordt periodiek samengevat en de geaggregeerde bedragen worden vervolgens geboekt naar de verkooprekeningen in het grootboek. Dit posten kan zo zeldzaam zijn als het einde van elke maand (als onderdeel van het maandafsluitingsproces) of zelfs elke dag. De informatie op detailniveau in het verkoopboek wordt gescheiden gehouden van het grootboek, om te voorkomen dat het wordt overspoeld met te veel informatie.
Hieronder volgen voorbeelden van hoe een verkoopadministratie kan worden gebruikt:
Jaarrekening . Het verkoopboek is het ultieme brondocument voor het verkoopcijfer dat bovenaan de resultatenrekening verschijnt.
Onderzoek . Als iemand een verkoopkwestie wil onderzoeken, begint hij meestal met een analyse op hoog niveau in het grootboek, zoals een trendlijnanalyse, en schakelt hij vervolgens over naar het verkoopboek om de details te bepalen van wat er precies is gebeurd.
Auditing . Een auditor zal er waarschijnlijk zeker van willen zijn dat het totale verkoopbedrag dat in de financiële overzichten van een bedrijf wordt vermeld, correct is, en zal dit onderzoeken door een selectie van de facturen te onderzoeken die in het verkoopboek staan vermeld, waaruit dat verkoopcijfer bestaat.
Oorspronkelijk werd het verkoopboek handmatig bijgehouden, terwijl de boekingen naar het grootboek ook handmatig werden ingevuld. Met de komst van geautomatiseerde boekhoudsystemen is het niet altijd duidelijk dat er een verkoopgrootboek bestaat, aangezien een gebruiker eenvoudig zoekt naar een specifiek factuurnummer, datumbereik of bedrag, en nooit beseft dat hij of zij toegang heeft tot wat vroeger heette het verkoopboek. De term wordt dus minder vaak gebruikt dan voorheen het geval was.
