Salarisprocedure
De verwerking van de salarisadministratie kan op verschillende plaatsen fouten opleveren, wat een gedetailleerde processtroom vereist die ook meerdere controles omvat. Deze procedure kan worden gebruikt om ervoor te zorgen dat de salarisadministratie consistent en herhaaldelijk wordt afgehandeld. De feitelijke processtroom kan enigszins afwijken van de onderstaande stappen, aangezien er verschillen kunnen zijn in verband met het gebruik van handmatige, geautomatiseerde of uitbestede oplossingen voor salarisverwerking. De meest waarschijnlijke versie van de procedure, inclusief verantwoordelijkheden en basiscontroles, volgt:
Werk het hoofdbestand van de werknemer bij . De salarisadministrateur ontvangt een melding van wijzigingen in de personeelsinformatie die van invloed zijn op de verwerking van de salarisadministratie, zoals inhoudingsvrijstellingen en salarisveranderingen. Werk met deze wijzigingen het medewerkersstambestand in de salarissoftware bij.
Betaalperiode instellen . Controleer of de salarismodule is ingesteld op de juiste betaalperiode.
Voer de gewerkte tijd in . Voer het aantal reguliere uren en overuren van elke medewerker in het salarissysteem in. Als het bedrijf de loonlijst handmatig berekent, zijn deze stap en de volgende stap niet nodig. Als het bedrijf computergestuurde prikklokken gebruikt om zijn tijdregistratie-informatie te verzamelen, dan kan de informatie rechtstreeks naar de salarisadministratiesoftware worden overgezet.
Voer handmatige betalingen in . Voer de bedragen in van eventuele handmatige loonstroken die nog niet in het salarissysteem zijn geregistreerd. Dit kunnen loonaanpassingen zijn uit voorgaande perioden, of betalingen die verband houden met de eerste aanwerving of de beëindiging van werknemers.
Bereken ontslagvergoeding . Bereken handmatig het bedrag dat moet worden betaald aan een werknemer die het bedrijf heeft verlaten, inclusief hun ongebruikte vakantietijd en ontslagvergoeding. Het betreft meestal alleen die werknemers die het bedrijf vrijwillig hebben verlaten, aangezien gedwongen opzegging vrijwel onmiddellijke betalingen vereist die meestal buiten de normale loonverwerkingsperiode vallen.
Verander inhoudingen . Voer eventuele wijzigingen in de standaard inhoudingen op het loon van werknemers in, zoals voor medische verzekeringen, beslagleggingen en liefdadigheidsbijdragen.
Bereken het loon . Laat de software alle loonberekeningen voor de periode verwerken. Als het bedrijf het loon handmatig berekent, gebruik dan de belastingtabellen van de federale en deelstaatregeringen om het juiste bedrag aan belastinginhoudingen te bepalen.
Bekijk rapporten . Als loonberekeningen worden uitbesteed of salarissoftware wordt gebruikt, drukt u de volgende rapporten af en controleert u de onderliggende transacties op fouten. Verwerk de salarisadministratie opnieuw totdat deze problemen zijn verholpen.
Rapport met negatieve inhoudingen (kan duiden op een gegevensinvoerfout of fraude)
Negatief belastingrapport (kan duiden op een gegevensinvoerfout of fraude)
Voorlopig loonregister (het belangrijkste document dat wordt gebruikt om fouten op te sporen)
Gesorteerde lijst van betaalde lonen (focus op buitensporig hoge of lage loonbedragen om mogelijk onnauwkeurige gewerkte uren of lonen op te sporen)
Trendlijn van loonkosten per afdeling (kan erop duiden dat lonen aan de verkeerde afdeling in rekening worden gebracht)
Betalingen doen . Zodra uit de analyse van rapporten blijkt dat er geen verdere fouten meer zijn, kunt u betalingen aan werknemers verwerken.
Uitgifte van managementrapporten (optioneel) . Verstrek salarisrapporten aan het management die gerelateerd zijn aan de zojuist voltooide salarisadministratie. Voorbeelden van dergelijke rapporten zijn een trendlijn van overuren per medewerker en een trendlijn van compensatiekosten per afdeling.
Maak een back-up van gegevens . Nadat de salarisadministratie is voltooid, maakt u een back-up van de bijbehorende gegevens. Als de salarisverwerking wordt uitbesteed, wordt dit afgehandeld door de leverancier. Archiveer de gegevens als er interne software wordt gebruikt. Als er een handmatig systeem wordt gebruikt, plaats het salarisregister dan in een afgesloten opslag.
Vergrendel de periode . Vergrendel de betaalperiode in de salarismodule voor de zojuist afgesloten periode om ongeautoriseerde wijzigingen te voorkomen. Dit is in wezen hetzelfde als stap 2; door de betaalperiode vast te zetten, gaan we vooruit naar de volgende betaalperiode.
Borg belastingen . Stort loonheffingen en verifieer hun overdracht aan de overheid. Als het bedrijf zijn salarisverwerking heeft uitbesteed, wordt deze stap afgehandeld door de leverancier.
Bewaar tijdkaarten . Bewaar de tijdkaarten bij de loonadministratie. Het is heel goed mogelijk dat werknemers hun salaris in twijfel trekken, in welk geval de meest recente tijdkaarten gemakkelijk toegankelijk moeten zijn voor inzage. Na een maand of twee kunnen de tijdkaarten worden verschoven naar opslag op langere termijn.
Onderzoek fouten . Als er problemen zijn met de salarisverwerking, kunt u er zeker van zijn dat werknemers deze zullen vinden! Onderzoek alle aangetroffen transactiefouten en breng wijzigingen aan om het voortdurende voorkomen ervan te beperken. Dit kan gepaard gaan met het wijzigen van procedures of het opleggen van nieuwe controles.
