Definitie van onkostenrekening

Het concept van onkostenrekening heeft twee verschillende betekenissen. De ene betreft reis- en entertainmentkosten, en de andere is een algemener concept dat een type account identificeert. Beide definities worden hieronder vermeld.

De T & E-uitgavenrekening

Een onkostenrekening verwijst naar fondsen die aan een werknemer worden betaald en die vervolgens worden gebruikt voor reis- en entertainmentuitgaven. De gelden van de kostenrekening kunnen worden betaald vóór het tijdstip waarop ze feitelijk aan de bedrijfsactiviteiten worden besteed, in welk geval de gelden een voorschot worden genoemd. Als alternatief kunnen de fondsen worden betaald als reactie op de indiening van een onkostendeclaratie door een werknemer, in welk geval de fondsen een vergoeding worden genoemd. Een voorschot wordt aanvankelijk geboekt als een vlottend actief, terwijl een terugbetaling onmiddellijk als een uitgave wordt geboekt op het moment dat deze wordt gemaakt. Wanneer een werknemer bewijs overlegt van hoe een voorschot werd gebruikt, wordt het vlottende actief opgenomen als een last.

Het bedrag aan contante betalingen dat aan een onkostenrekening is gekoppeld, is meestal het grootst wanneer deze wordt gekoppeld aan een werknemer die onafhankelijk opereert van de interne activiteiten van een bedrijf, waarvan het beste voorbeeld een verkoper is. Deze personen hebben voldoende geld nodig om meer te reizen dan gebruikelijk is voor andere werknemers.

Het concept van de onkostenrekening kan worden misbruikt, hetzij door meer geld uit te geven dan nodig zou zijn voor een verstandig persoon, hetzij door voorschotten te ontvangen en het geld niet namens het bedrijf te gebruiken. Dientengevolge leggen veel bedrijven strikte controles op het gebruik van onkostendeclaraties op, waaronder het gebruik van onkostendeclaraties, reisbeleid, audits van gedane betalingen en doorlopende beoordelingen van het openstaande saldo op de vooruitbetalingsrekening.

Het type onkostenrekening

Het grootste deel van alle rekeningen die in het grootboek worden gebruikt, zijn onkostenrekeningen. Dit is een soort tijdelijke rekening waarin alle uitgaven worden opgeslagen die een entiteit tijdens een boekhoudperiode heeft gemaakt. Er kunnen dus onkostenrekeningen zijn voor bankkosten, de kosten van verkochte goederen, nutsvoorzieningen, enzovoort. Deze rekeningen worden als tijdelijk beschouwd, omdat ze aan het einde van het boekjaar op nul worden gezet om ruimte te maken voor de registratie van een nieuwe reeks uitgaven in het volgende boekjaar.