Een bankafschrift verzoenen
Het afstemmen van een bankafschrift houdt in dat u de gegevens van de bank over het controleren van de rekeningactiviteit vergelijkt met uw eigen gegevens over de activiteit voor dezelfde rekening. Het doel hiervan is om eventuele verschillen tussen de twee versies op te sporen en uw gegevens bij te werken zodat deze overeenkomen met die van de bank, en om eventuele fouten van de bank op te sporen. Kortom, een bankafstemming is nodig om ervoor te zorgen dat het saldo van uw lopende rekening correct is. Een gedetailleerde afstemming van bankafschriften aan het einde van het jaar wordt gewoonlijk door een auditkantoor gevraagd als onderdeel van haar jaarlijkse controlewerkzaamheden. Volg deze stappen om een bankafschrift af te stemmen:
Aan het einde van de maand ontvangt u een bankafschrift van de bank, waarin alle stortingen op uw lopende rekening staan vermeld, evenals alle cheques die de bank hebben vereffend, en een aantal andere kosten van de rekening, zoals voor account servicekosten. Op de achterkant van deze verklaring moet een afstemmingsformulier staan, dat u kunt gebruiken om een afstemming in te vullen. Gebruik uw eigen afstemmingsformulier als het gemakkelijker is.
Koppel elk van de stortingen in uw administratie aan die op het bankafschrift. Als u een storting heeft geregistreerd die de bank in de loop van de maand nog niet heeft ontvangen, vermeld deze storting dan als een aansluitpost die moet worden toegevoegd aan het eindsaldo van de bank voor uw rekening.
Vergelijk het bedrag van elke storting die door de bank is geregistreerd met het bedrag dat u hebt geregistreerd. Het is mogelijk dat de bank een cheque heeft geweigerd binnen een batch gestorte cheques, of het bedrag van een cheque anders heeft vastgelegd. Het bedrag van een geweigerde cheque moet worden toegevoegd aan het kassaldo van de bank.
Als er een verschil is in het bedrag van een cheque die door de bank wordt geregistreerd, heeft u mogelijk een fout gemaakt in uw boekhouding. Pas dan uw registratie van de aanbetaling aan. Als de bank een fout heeft gemaakt, neem dan contact op met de bank met deze informatie en neem het verschil op als een afstemmingspost.
Vergelijk alle cheques die op het bankafschrift staan vermeld als zijnde verrekend met de cheques in uw chequeregister. Zet een vinkje naast elke cheque in uw checkregister die overeenkomt met de cheques op het bankafschrift. Vergelijk ook de bedragen van de cheques; als er een verschil is tussen het bedrag dat door de bank is geregistreerd en uw eigen administratie, pas dan uw administratie aan of neem contact op met de bank over het verschil.
Maak een lijst van alle cheques in uw chequeregister die de bank nog niet hebben vereffend. Het totaal van deze niet-afgehandelde cheques is een aansluitpost die wordt afgetrokken van het eindsaldo van de bank voor uw rekening.
Doorloop de diverse debet- en tegoedschrijvingen op het bankafschrift en controleer of u ze in uw eigen administratie hebt geregistreerd. Het is heel goed mogelijk dat geen van deze items in de lijst is opgenomen, dus zorg ervoor dat u uw kassaldo voor deze items aanpast voordat u verder gaat. Voorbeelden van diverse items zijn vergoedingen voor ongedekte cheques, kosten in rekening-courant, kosten voor accountonderhoud en kosten voor extra door u bestelde chequevoorraad.
Tel alle afstemmingsposten op of trek deze af van het kassaldo van de bank voor uw rekening, en vergelijk het resultaat met uw eigen record van het kassaldo op het einde. Als de twee nummers niet overeenkomen, is het mogelijk dat de beginsaldi van deze twee nummers ook niet overeenkomen. In dat geval moet u het bankafschrift van de voorgaande periode afstemmen. Anders is er nog een afstemmingspost binnen de huidige periode die u nog niet hebt geïdentificeerd.
Zodra de afstemming is voltooid, niet uw lijst met alle afstemmingsposten aan het bankafschrift of schrijf deze items op het afstemmingsformulier op de achterkant van het bankafschrift. Bewaar deze informatie, zodat u er in de toekomst naar kunt verwijzen.
