Scheiding van verantwoordelijkheden

Het concept van scheiding van taken verbiedt de toewijzing van verantwoordelijkheid aan één persoon voor de verwerving van activa, hun bewaring en de bijbehorende administratie. Een persoon kan bijvoorbeeld een order plaatsen om een ​​activum te kopen, maar een andere persoon moet de transactie in de boekhouding opnemen. Door taken te scheiden, is het veel moeilijker om fraude te plegen, aangezien er minstens twee mensen moeten samenwerken om dit te doen - wat veel minder waarschijnlijk is dan wanneer één persoon verantwoordelijk is voor alle aspecten van een boekhoudkundige transactie.

Voorbeelden van functiescheiding zijn:

  • Contant . De een opent enveloppen met cheques en een ander registreert de cheques in het boekhoudsysteem. Dit verkleint het risico dat cheques uit het bedrijf worden verwijderd en op iemands eigen betaalrekening worden gestort.

  • Debiteuren . De ene persoon registreert contant geld dat van klanten is ontvangen en een andere persoon maakt creditnota's aan klanten. Dit verkleint het risico dat een medewerker een inkomende betaling van een klant omleidt en de diefstal afdekt met een bijpassend tegoed op de rekening van die klant.

  • Inventaris . De een bestelt goederen bij leveranciers en een ander logt de ontvangen goederen in het boekhoudsysteem in. Dit weerhoudt de kopende persoon ervan inkomende goederen voor eigen gebruik om te leiden.

  • Loonlijst . De ene persoon verzamelt de brutoloon- en nettolooninformatie voor een salarisadministratie en een andere persoon verifieert de berekeningen. Dit weerhoudt een salarisadministrateur ervan om de beloning van sommige werknemers kunstmatig te verhogen of om nepwerknemers te creëren en te betalen.

Een probleem met de scheiding van taken is dat het veel minder efficiënt en tijdrovender is dan dat één persoon verantwoordelijk is voor alle aspecten van een transactie. Daarom moet u de afweging onderzoeken tussen het verhogen van het controleniveau en het verminderen van de mate van efficiëntie wanneer u besluit of u de scheiding van taken in sommige gebieden wilt implementeren. Het is heel goed mogelijk dat de verbetering van de controle niet voldoende is om de verminderde efficiëntie te compenseren.

Een misvatting over de scheiding van taken is dat het het aantal boekhoudkundige fouten vermindert. Dit gebeurt alleen als er sprake is van dubbele gegevensinvoer of als meerdere mensen elkaars werk verifiëren. Dit is niet het doel van het concept scheiding van taken, dat erop gericht is bepaalde taken aan de ene persoon te geven en andere taken aan een andere persoon - het concept is niet bedoeld voor het dupliceren van taken, dus boekhoudkundige fouten zullen waarschijnlijk niet worden verminderd .

Vergelijkbare termen

De scheiding van taken wordt ook wel de scheiding van taken genoemd.

Verwante Artikelen