Bron documenten
Brondocumenten vormen de fysieke basis waarop zakelijke transacties worden vastgelegd. Brondocumenten worden doorgaans bewaard voor gebruik als bewijs wanneer auditors later de financiële overzichten van een bedrijf beoordelen en moeten verifiëren dat er inderdaad transacties hebben plaatsgevonden. Ze bevatten meestal de volgende informatie:
Een beschrijving van een zakelijke transactie
De datum van de transactie
Een bepaald bedrag
Een autoriserende handtekening
Veel brondocumenten zijn ook afgestempeld om een goedkeuring aan te geven, of om de huidige datum op te schrijven of de rekeningen die moeten worden gebruikt om de onderliggende transactie vast te leggen.
Een brondocument hoeft geen papieren document te zijn. Het kan ook elektronisch zijn, zoals een elektronisch record van de gewerkte uren van een werknemer, zoals ingevoerd in het tijdregistratiesysteem van een bedrijf via een smartphone.
Voorbeelden van brondocumenten en de bijbehorende zakelijke transacties die in de financiële administratie voorkomen, zijn:
Bankafschrift . Dit bevat een aantal aanpassingen aan het boekhoudkundig saldo van een bedrijf, waarnaar het bedrijf moet verwijzen om zijn administratie in overeenstemming te brengen met die van de bank.
Kassa tape . Dit kan worden gebruikt als bewijs van contante verkoop, wat de registratie van een verkooptransactie ondersteunt.
Kredietkaart . Dit kan worden gebruikt als bewijs voor een uitbetaling van geld uit kleine hoeveelheden.
Lockbox check afbeeldingen . Deze afbeeldingen ondersteunen de registratie van kassabonnen van klanten.
Pakbon . Dit beschrijft de artikelen die naar een klant zijn verzonden, en ondersteunt zo de registratie van een verkooptransactie.
Verkooporder . Dit document kan, in combinatie met een vrachtbrief en / of paklijst, worden gebruikt om een klant te factureren, wat op zijn beurt een verkooptransactie genereert.
Leveranciersfactuur . Dit is een brondocument dat de uitgifte van contanten, cheques of elektronische betalingen aan een leverancier ondersteunt. Een leveranciersfactuur ondersteunt ook de registratie van een uitgave, voorraadartikel of vast activum.
Tijdkaart . Dit ondersteunt de uitgifte van een salaris of elektronische betaling aan een werknemer. Als personeelsuren worden gefactureerd aan klanten, ondersteunt het ook het aanmaken van klantfacturen.
Een bedrijf is bijvoorbeeld actief in de adviessector. Het verzamelt informatie over de gewerkte uren uit de urenstaten van werknemers, die vervolgens wordt opgenomen in de facturen van klanten, die op hun beurt resulteren in het creëren van een verkoop- en debiteurentransactie. In deze situatie is de urenstaat dus het brondocument voor een verkooptransactie.
Er zijn een aantal mogelijke controles die kunnen worden gebruikt om het risico te verkleinen dat brondocumenten niet correct worden geregistreerd in een boekhoudsysteem. Een van de meest voorkomende controles is het vooraf nummeren van documenten, zodat ontbrekende documenten gemakkelijker kunnen worden opgespoord. Een andere controle is het afstemmen van de saldi op de rekeningen met de ondersteunende brondocumenten om te zien of sommige documenten niet zijn geregistreerd of dat sommige transacties die in de rekeningen zijn geregistreerd geen ondersteunende brondocumenten lijken te hebben.
Diverse regelgeving schrijft voor dat sommige brondocumenten een aantal jaren worden bewaard. Het kan ook verstandig zijn om deze documenten te bewaren, ongeacht de regelgeving, al was het maar om bewijs te leveren in geval van een rechtszaak, of om een betere klantenservice te bieden. Om deze redenen moet een bedrijf een documentvernietigingsbeleid aannemen dat strikte controle heeft over het versnipperen of een andere vorm van eliminatie van brondocumenten tot een bepaald aantal jaren is verstreken.
