Hoe u een creditcardbetaling registreert

Het registreren van een creditcardbetaling omvat de gedetailleerde invoer van informatie van een creditcardafschrift in het boekhoudsysteem van een bedrijf. Wanneer een creditcardverwerker een creditcardafschrift bij een bedrijf indient, krijgt het bedrijf in wezen een grote factuur te zien die veel regelitems bevat voor een breed scala aan aankopen. Omdat de inhoud van het overzicht zo gevarieerd kan zijn, is het moeilijk om één standaardtariefcode aan de rekening toe te wijzen (zoals wordt gedaan bij de meeste andere leveranciers, die meestal worden geassocieerd met een klein aantal aankopen). In plaats daarvan moet het gegevensinvoerpersoneel van de crediteuren zich een weg banen door elk van deze overzichten en handmatig kostencodes toewijzen aan elke post, op basis van het soort uitgave.Een alternatief is om deze afschriften door te sturen naar de kaartgebruikers en hen de vereiste informatie te laten invullen, hoewel deze benadering de verwerking van betalingen vaak vertraagt.

Het crediteurenpersoneel kan worden voorzien van een standaardlijst met rekeningen waaraan in rekening gebrachte items worden toegewezen, aangezien er een behoorlijke hoeveelheid regelmaat is in de soorten items die met een creditcard worden gekocht. Voorbeelden van veelgebruikte artikelen zijn:

  • Reizen en entertainment

  • Kantoor artikelen

  • Prijs van de verkochte goederen

  • Abonnementen

De verrekening van de kostenpost voor een van de voorgaande items is de crediteurenrekening.

Eenmaal geregistreerd in het crediteurensysteem, wordt uiteindelijk een chequebetaling gedaan voor het bedrag dat op het creditcardafschrift is aangegeven (plus of minus eventuele aanpassingen), waarbij er een debitering is van de crediteurenrekening en een creditering van de geldrekening. Het overschrijvingsbericht wordt vervolgens van het afschrift verwijderd, bij de cheque gevoegd en naar de creditcardverwerker gestuurd. Het crediteurenpersoneel voegt vervolgens een cheque-kopie toe aan het resterende deel van het kaartoverzicht en archiveert dit per maand.

Het hier vermelde creditcardboekhoudproces moet exact elke maand worden herhaald. Anders kan zelfs een enkele kaartafschrift zo hoge kosten met zich meebrengen dat een onjuiste verwerking een aanzienlijke impact kan hebben op de financiële resultaten van een organisatie.

Verwante Artikelen