Lockbox-systeem
Een lockbox is een door de bank beheerd postadres waarnaar een bedrijf zijn klanten doorverwijst om hun betalingen te verzenden. De bank opent de inkomende post, stort alle ontvangen bedragen op de bankrekening van het bedrijf en scant de betalingen en eventuele overmakingsinformatie. De gescande afbeeldingen worden op een beveiligde website geplaatst, waar het boekhoudkundig personeel van het bedrijf toegang heeft tot de afbeeldingen om betalingen toe te passen op openstaande vorderingen.
Een lockbox-systeem is een opstelling van verschillende lockboxen die strategisch in de buurt van geografische clusters van bedrijfsklanten zijn geplaatst, zodat de totale posttijd van de klanten naar de lockboxen tot een minimum wordt beperkt. Een lockbox-systeem wordt aangemoedigd door banken, die een vast maandelijks bedrag voor elke lockbox verdienen, evenals servicekosten voor elke verwerkte betaling. Een bedrijf in Boston kan er bijvoorbeeld voor kiezen om lockboxen te hebben in Chicago, Los Angeles, Houston en Miami om de postwissel voor betalingen van klanten in de buurt van deze steden te verminderen.
Banken bieden een periodieke controleservice om de adressen van waaruit klanten hun betalingen naar lockbox-locaties sturen, te matchen om te zien of de lockbox-configuratie is geoptimaliseerd. Als dit niet het geval is, worden lockboxen verplaatst naar meer klantgerichte locaties en worden klanten geïnformeerd dat ze hun remit-to-adressen naar de nieuwe locaties moeten wijzigen. Het voortdurend verschuiven van lockbox-locaties wordt niet aanbevolen, omdat het de crediteurenmedewerkers van klanten irriteert, die de betalingsadressen in hun computersystemen moeten blijven bijwerken.
Een lockbox-systeem is een uitstekende manier om de hoeveelheid post te verminderen voor een groter bedrijf met een nationaal of internationaal klantenbestand. Het is zelden nodig voor een kleiner bedrijf met een lokaal klantenbestand om meer dan één lockbox bij een lokale bank te gebruiken, aangezien elke vermindering van de post float meer dan gecompenseerd wordt door de gerelateerde bankkosten.
Aangezien de betalingsmethode geleidelijk verschuift van cheques en in het voordeel van elektronische betalingen, zal de behoefte aan lockbox-systemen waarschijnlijk afnemen.
