Aankoopgrootboek

Het inkoopboek is een subadministratie waarin aankopen worden geregistreerd. Het inkoopboek maakt deel uit van de database van de boekhouding; het wordt niet onderhouden door de inkoopafdeling. Het grootboek is handig om op één locatie een overzicht te geven van de bedragen die een bedrijf aan zijn leveranciers uitgeeft. In het inkoopboek staat welke aankopen zijn betaald en welke aankopen nog openstaan. Bij een typische transactie die in het inkoopboek wordt ingevoerd, wordt een te betalen rekening geregistreerd, op een later tijdstip gevolgd door een betalingstransactie die de te betalen rekening elimineert. Er is dus waarschijnlijk op elk moment een openstaand saldo in het grootboek.

Is het inkoopvolume relatief laag, dan is er geen inkoopadministratie nodig. In plaats daarvan wordt deze informatie rechtstreeks in het grootboek geregistreerd.

Als u een handmatige registratie van het inkoopboek zou bijhouden, zou dit aanzienlijk meer informatie kunnen bevatten dan zojuist werd aangegeven. De gegevensvelden in een handmatig opgesteld inkoopboek kunnen voor elke transactie de volgende informatie bevatten:

• Aankoopdatum

• Leverancierscode (of naam)

• Factuurnummer van leverancier

• Inkoopordernummer (indien gebruikt)

• Identificatiecode voor gekocht artikel (kan artikelhoofdcode zijn of het referentienummer van de leverancier)

• Betaald bedrag

• Omzetbelasting betaald

• Betalingsvlag (geeft aan of betaald is of niet)

Het primaire document dat in het inkoopboek wordt vastgelegd, is de leveranciersfactuur. Als leveranciers het bedrijf een krediet teruggeven voor items zoals geretourneerde goederen of items die tijdens het transport zijn beschadigd, legt u ook creditnota's van leveranciers vast in het inkoopboek. Een creditnota kan ook worden uitgegeven voor een volumekorting, hoewel dit krediet van toepassing kan zijn op een aantal aankopen in totaal en dus niet kan worden herleid tot een individuele aankooptransactie.

De informatie in het inkoopboek wordt periodiek geaggregeerd en geboekt op een rekening in het grootboek, ook wel een meeboekrekening genoemd. De controlerekening van het aankoopboek wordt gebruikt om te voorkomen dat het grootboek volloopt met de enorme hoeveelheid informatie die doorgaans in het aankoopboek wordt opgeslagen. Direct na boeking moet het saldo op de meeboekrekening overeenkomen met het saldo in het inkoopboek. Aangezien er geen gedetailleerde transacties worden opgeslagen in de verzamelrekening, zal iedereen die onderzoek wil doen naar aankooptransacties van de verzamelrekening naar het aankoopboek moeten gaan om ze te vinden.

Voordat u de boeken afsluit en financiële overzichten genereert aan het einde van een boekhoudperiode, moet u alle posten in het inkoopboek voltooien, het grootboek voor die periode sluiten en de totalen van het inkoopboek naar het grootboek boeken.

Vergelijkbare termen

Het inkoopboek wordt ook wel het inkoopsubadministratie of inkoopsubaccount genoemd.