Interne controle
Interne controle is een in elkaar grijpende reeks activiteiten die zijn gelaagd op de normale operationele procedures van een organisatie, met de bedoeling activa te beschermen, fouten te minimaliseren en ervoor te zorgen dat operaties op een goedgekeurde manier worden uitgevoerd. Een andere manier om naar interne beheersing te kijken, is dat deze activiteiten nodig zijn om de hoeveelheid en de soorten risico's waaraan een onderneming wordt blootgesteld, te beperken. Interne beheersingsmaatregelen zijn ook nuttig voor het consistent produceren van betrouwbare financiële overzichten.
Interne controle heeft een prijs, namelijk dat controleactiviteiten vaak de natuurlijke processtroom van een bedrijf vertragen, wat de algehele efficiëntie ervan kan verminderen. Bijgevolg vereist de ontwikkeling van een systeem van interne controle dat het management een evenwicht moet vinden tussen risicovermindering en efficiëntie. Dit proces kan er soms toe leiden dat het management een bepaalde hoeveelheid risico accepteert om een strategisch profiel te creëren waarmee een bedrijf effectiever kan concurreren, zelfs als het incidenteel verlies lijdt omdat de controles opzettelijk zijn verminderd.
Een systeem van interne controles heeft de neiging om vollediger te worden naarmate een bedrijf groter wordt. Dit is nodig, omdat de oorspronkelijke oprichters niet de tijd hebben om volledig overzicht te houden als er veel medewerkers en / of locaties zijn. Verder, wanneer een bedrijf naar de beurs gaat, zijn er aanvullende vereisten voor financiële controle die moeten worden geïmplementeerd, vooral als de aandelen van het bedrijf te koop worden aangeboden aan een effectenbeurs. Aldus neigen de kosten van controles toe te nemen met de omvang.
Interne controle kent vele vormen, waaronder de volgende:
Een raad van bestuur houdt toezicht op de hele organisatie en zorgt voor het bestuur over het managementteam.
Interne auditors onderzoeken routinematig alle processen, op zoek naar tekortkomingen die kunnen worden gecorrigeerd met nieuwe controles of aanpassingen aan bestaande controles.
Processen worden gewijzigd zodat er meer dan één persoon bij betrokken is; dit wordt gedaan zodat mensen elkaar kunnen controleren, waardoor fraude-incidenten en de kans op fouten worden verminderd.
De toegang tot computerrecords is beperkt, zodat informatie alleen beschikbaar wordt gesteld aan die mensen die deze nodig hebben om specifieke taken uit te voeren. Hierdoor wordt het risico op informatiediefstal en het risico op diefstal van activa door wijziging van eigendomsrecords verminderd.
Activa worden opgesloten wanneer ze niet worden gebruikt, waardoor het moeilijker wordt om ze te stelen.
Een sleutelbegrip is dat zelfs het meest uitgebreide systeem van interne controle het risico op fraude of fouten niet volledig zal elimineren. Er zullen altijd een paar incidenten zijn, meestal als gevolg van onvoorziene omstandigheden of een buitengewoon vastberaden inspanning van iemand die fraude wil plegen.
