De boekhouding van een volledig afgeschreven activum
De boekhouding van een volledig afgeschreven actief is om de kosten en de gecumuleerde afschrijving op de balans te blijven rapporteren. Er is geen extra afschrijving vereist voor het actief. Er is geen verdere boekhouding vereist totdat het actief is afgestoten, bijvoorbeeld door het te verkopen of te schrappen. Een vast activum wordt volledig afgeschreven wanneer de oorspronkelijke geregistreerde kostprijs, verminderd met eventuele restwaarde, overeenkomt met de totale geaccumuleerde afschrijving. Een vast actief kan ook volledig worden afgeschreven als een bijzondere waardevermindering wordt geboekt tegen de oorspronkelijk geboekte kostprijs, waardoor er niet meer overblijft dan de restwaarde van het actief. Zo kan volledige afschrijving in de loop van de tijd plaatsvinden, of in één keer door een bijzondere waardevermindering.
Zodra een vast activum volledig is afgeschreven, is het belangrijkste punt ervoor te zorgen dat er geen extra afschrijving op het activum wordt geboekt. Extra afschrijvingskosten kunnen optreden wanneer de afschrijving handmatig of met een elektronisch rekenblad wordt berekend. Een commerciële vaste-activadatabase zal de afschrijving automatisch uitschakelen, zolang de beëindigingsdatum correct is ingesteld in het systeem. Er moet echter een bijzondere waardevermindering worden genoteerd in een dergelijke commerciële database, anders zal het systeem de afschrijving blijven registreren tegen het oorspronkelijke afschrijvingspercentage, zelfs wanneer de resterende boekwaarde is verlaagd of geëlimineerd.
De afwezigheid van verdere afschrijvingskosten na voltooiing van de afschrijving voor een actief zal het bedrag van de afschrijvingskosten dat in de winst-en-verliesrekening wordt vermeld, verminderen, zodat niet-contante winsten zullen toenemen met het bedrag van de afschrijving.
De rapportage van een volledig afgeschreven activum zal op twee plaatsen in de balans plaatsvinden:
Kosten . De volledige aanschaffingswaarde van het activum wordt vermeld op de regel vaste activa in het activagedeelte van de balans.
Afschrijving . Het volledige bedrag van de geaccumuleerde afschrijving wordt vermeld op het regelitem Gecumuleerde afschrijving tegen activa, net onder het regelitem vaste activa.
Het zou een onjuiste boekhoudkundige behandeling zijn om vaste activakosten en gerelateerde geaccumuleerde afschrijving uit de boekhouding te verwijderen zolang het onderliggende actief nog in gebruik is, en wel om twee redenen:
Metrische gegevens . De aanwezigheid van een zo groot bedrag aan geaccumuleerde afschrijving voor een actief moet worden vermeld, zodat iemand die de jaarrekening analyseert, kan vaststellen dat het bedrijf de neiging heeft zijn vaste activa voor een lange periode aan te houden; dit kan een indicatie zijn van meerdere problemen, zoals goed onderhoud of de dreigende noodzaak om geld uit te geven voor vervangende activa.
Asset-opname . Als een asset aanwezig is en in gebruik is, moet dit worden geregistreerd. Door het verwijderen ervan zou het activum uit het register van vaste activa worden verwijderd, zodat iemand een audit van vaste activa zou kunnen uitvoeren en het activum zou kunnen observeren, maar het niet in de administratie van het bedrijf zou zien.
Wanneer een vast activum uiteindelijk wordt afgestoten, moet de gebeurtenis worden geregistreerd door de geaccumuleerde afschrijvingsrekening te debiteren voor het volledige afgeschreven bedrag, de vaste-activarekening te crediteren voor de volledige geregistreerde kosten en een winst- of verliesrekening te gebruiken om het resterende verschil vast te leggen.
