Hoe voorraad af te stemmen
Om de voorraad op elkaar af te stemmen, vergelijkt u de voorraadtellingen in de bedrijfsrecords met de werkelijke bedragen in de magazijnschappen, zoekt u uit waarom er verschillen zijn tussen de twee bedragen en past u de records aan om deze analyse weer te geven. Voorraadafstemming is een belangrijk onderdeel van cyclustelling, aangezien het magazijnpersoneel deze gebruikt om de nauwkeurigheid van de voorraadrecords voortdurend bij te werken. Nauwkeurigheid van de voorraadregistratie is nodig om ervoor te zorgen dat vervangende artikelen tijdig worden besteld, dat de voorraad correct wordt gewaardeerd en dat onderdelen beschikbaar zijn voor verkoop of productie wanneer dat nodig is. Een voorraadafstemming is ook nodig om ervoor te zorgen dat de werkelijke en geregistreerde voorraadbedragen aan het einde van het jaar hetzelfde zijn, zodat er geen problemen zullen zijn wanneer de voorraad wordt gecontroleerd.
Voorraadafstemming is niet zo eenvoudig als het boekhoudkundige saldo aanpassen aan het fysieke aantal. Er kunnen andere redenen zijn waarom er een verschil is tussen de twee cijfers dat niet kan worden gecorrigeerd met een dergelijke aanpassing. In het bijzonder zou u moeten overwegen om een of meer van deze stappen te volgen:
Herhaal de inventaris . Misschien heeft iemand de inventaris verkeerd geteld. Als dit het geval is, laat dan een andere persoon het opnieuw tellen (aangezien de eerste teller dezelfde telfout een tweede keer kan maken). Verder, als de fysieke telling aanzienlijk lager lijkt te zijn dan de boekbalans, is het mogelijk dat er meer voorraad is op een tweede locatie - dus kijk rond voor een tweede cache ervan. Opnieuw tellen is de meest waarschijnlijke reden voor een afwijking, dus overweeg deze stap eerst.
Pas de maateenheden aan . Zijn de meeteenheden die worden gebruikt voor de telling en de boekbalans hetzelfde? De ene kan in afzonderlijke eenheden zijn (bekend als "eaches"), terwijl de andere in tientallen, of dozen, of ponden of kilo's kan zijn. Als u al een hertelling hebt uitgevoerd en er is nog steeds een verschil dat ordes van grootte van elkaar verwijderd is, is het waarschijnlijk dat de maateenheden het probleem zijn.
Controleer het onderdeelnummer . Het is mogelijk dat u het onderdeelnummer van het artikel op de plank verkeerd leest of de identificatie vermoedt omdat er helemaal geen onderdeelnummer is. Vraag dan een second opinion van een ervaren magazijnmedewerker of vergelijk het artikel met de omschrijvingen in de artikelstamrecords. Een andere optie is om naar een ander item te zoeken waarvoor er een afwijking in het aantal eenheden in de tegenovergestelde richting is - dat zou het onderdeelnummer kunnen zijn waarnaar u op zoek bent.
Zoek naar ontbrekend papierwerk . Dit is een grote bron van problemen met voorraadafstemming. Het aantal eenheden in de voorraadrecords is mogelijk onjuist omdat er een transactie heeft plaatsgevonden, maar nog niemand deze heeft geregistreerd. Dit is een enorm probleem voor fietstellers, die misschien moeten zoeken naar dit soort niet-ingevoerde papierwerk voordat ze zich op hun gemak voelen bij het maken van een aanpassing aan de inventarisgegevens. Andere voorbeelden van dit probleem zijn ontvangsten die nog niet zijn ingevoerd (dus het voorraadrecord is te laag) of uitgiften van het magazijn naar het productiegebied die niet zijn ingevoerd (dus het voorraadrecord is te hoog).
Onderzoek het schroot . Afval kan overal in een bedrijf ontstaan (met name productie), en het personeel kan gemakkelijk de juiste registratie ervan in de inventarisadministratie over het hoofd zien. Als u een bescheiden afwijking ziet waarbij de voorraadrecords altijd maar een klein bedrag hoger zijn dan de fysieke telling, is dit een waarschijnlijke oorzaak.
Onderzoek mogelijk klanteigendom . Als u helemaal geen voorraadartikel in de boekhouding hebt, kan daar een goede reden voor zijn, namelijk dat het bedrijf er geen eigenaar van is - een klant wel. Dit komt vooral veel voor wanneer het bedrijf producten voor zijn klanten verbouwt of verbetert.
Onderzoek mogelijk eigendom van leveranciers . Om het laatste artikel op te volgen is het ook mogelijk dat u artikelen op voorraad heeft die in consignatie zijn van een leverancier, en dus eigendom zijn van de leverancier. Dit komt het meest voor in een winkelomgeving en is nergens anders waarschijnlijk.
Onderzoek backflushing-records . Als uw bedrijf backflushing gebruikt om voorraadrecords te wijzigen (waarbij u de voorraad ontlast op basis van het aantal geproduceerde eindproducten), dan is het beter dat de stuklijst en de productieaantallen van eindproducten beide in uitstekende staat verkeren, anders zal het afstemmingsproces pijnlijk zijn . Backflushing wordt niet aanbevolen, tenzij uw fabricagegegevens uitstekend zijn.
Accepteer de variantie . Als alle vormen van onderzoek mislukken, hebt u echt geen andere keuze dan het voorraadrecord aan te passen aan de fysieke telling. Het is mogelijk dat er uiteindelijk een andere fout wordt gevonden die de discrepantie verklaart, maar voorlopig kun je geen afwijking achterlaten; bij twijfel is de fysieke telling correct.
Verwante Cursussen
Inventaris controleren
Voorraadbeheer
