Basisprincipes van financiële boekhouding

Dit artikel geeft een overzicht van de basisprincipes van financiële boekhouding voor de niet-accountant. Het is gericht op het vastleggen van financiële informatie over een bedrijf.

Ten eerste, wat bedoelen we met "financiële" boekhouding? Dit verwijst naar het vastleggen van informatie over geld. We zullen het dus hebben over het uitreiken van een factuur aan iemand, evenals de betaling van die factuur, maar we zullen geen enkele verandering in de waarde van de algehele activiteiten van een bedrijf bespreken, aangezien de laatste situatie geen specifieke transactie met geld inhoudt.

Een "transactie" is een zakelijke gebeurtenis die geldelijke gevolgen heeft, zoals het verkopen van goederen aan een klant of het kopen van benodigdheden bij een leverancier. In de financiële boekhouding leidt een transactie tot het vastleggen van informatie over het geld dat bij de gebeurtenis is betrokken. We zouden bijvoorbeeld gebeurtenissen (transacties) in de boekhouding opnemen als:

  • Schulden aangaan bij een geldschieter

  • Het ontvangen van een onkostendeclaratie van een medewerker

  • Het ontvangen van een factuur van een leverancier

  • Goederen verkopen aan een klant

  • Verkoopbelastingen betalen aan de overheid

  • Lonen betalen aan werknemers

  • Loonheffingen afdragen aan de overheid

We registreren deze informatie in "accounts". Een rekening is een afzonderlijk, gedetailleerd record over een specifiek item, zoals uitgaven voor kantoorbenodigdheden, of debiteuren of crediteuren. Er kunnen veel accounts zijn, waarvan de meest voorkomende zijn:

  • Contant . Dit is het huidige saldo van contanten dat door een bedrijf wordt aangehouden, meestal op betaal- of spaarrekeningen.

  • Debiteuren . Dit zijn verkopen op krediet, die klanten op een later tijdstip moeten betalen.

  • Inventaris . Dit zijn artikelen die op voorraad worden gehouden, voor eventuele verkoop aan klanten.

  • Vaste activa . Dit zijn duurdere activa die het bedrijf voor meerdere jaren wil gebruiken.

  • Schulden . Dit zijn schulden aan leveranciers die nog niet zijn betaald.

  • Overlopende uitgaven . Dit zijn verplichtingen waarvoor het bedrijf nog niet is gefactureerd, maar waarvoor het uiteindelijk zal moeten betalen.

  • Schulden . Dit is contant geld dat door een andere partij aan het bedrijf wordt geleend.

  • Eigen vermogen . Dit is het eigendomsbelang in het bedrijf, dat is het oprichtingskapitaal en eventuele daaropvolgende winsten die in het bedrijf zijn behouden.

  • Inkomsten . Dit zijn verkopen aan klanten (zowel op krediet als contant).

  • Kosten van verkochte goederen . Dit zijn de kosten van goederen of diensten die aan klanten worden verkocht.

  • Administratieve kosten . Dit zijn verschillende uitgaven die nodig zijn om een ​​bedrijf te runnen, zoals salarissen, huur, nutsvoorzieningen en kantoorbenodigdheden.

  • Inkomstenbelastingen . Dit zijn de belastingen die aan de overheid worden betaald over eventuele winsten die door het bedrijf worden verdiend.

Hoe voeren we informatie over transacties in deze rekeningen in? Dit kan op twee manieren:

  • Softwaremodule-ingangen . Als u boekhoudsoftware gebruikt om financiële boekhoudkundige transacties vast te leggen, zullen er waarschijnlijk online formulieren zijn die u kunt invullen voor elk van de belangrijkste transacties, zoals het aanmaken van een klant of factuur of het vastleggen van een leveranciersfactuur. Elke keer dat u een van deze formulieren invult, vult de software automatisch de rekeningen voor u in.

  • Journaalboekingen . U kunt een journaalboekingsformulier openen in uw boekhoudsoftware of handmatig een journaalboeking aanmaken. Er is veel aan journaalboekingen. Kortom, een journaalboeking moet altijd een impact hebben op minimaal twee rekeningen, waarbij een debetboeking wordt geboekt op de ene rekening en een creditboeking op de andere. Er kunnen veel meer zijn dan slechts twee rekeningen, maar het totale bedrag aan debiteringen in dollars moet gelijk zijn aan het totale bedrag aan tegoeden in dollars. Zie het artikel over journaalposten voor meer informatie.

De rekeningen worden opgeslagen in het grootboek. Dit is de hoofdset van alle rekeningen, waarin alle zakelijke transacties zijn opgeslagen die zijn ingevoerd in de rekeningen met journaalboekingen of softwaremodule-boekingen. Het grootboek is dus uw go-to-document voor alle gedetailleerde financiële boekhoudkundige informatie over een bedrijf.

Als u de details van een bepaalde rekening wilt begrijpen, zoals het huidige bedrag aan uitstaande debiteuren, gaat u naar het grootboek voor deze informatie. Bovendien bieden de meeste boekhoudsoftwarepakketten een aantal rapporten die u een beter inzicht in het bedrijf geven dan alleen het doorlezen van de rekeningen. In het bijzonder zijn er verouderde debiteuren- en crediteurenrapporten die nuttig zijn voor het bepalen van de huidige lijst van respectievelijk niet-geïnde debiteuren en onbetaalde crediteuren.

Het grootboek is tevens het brondocument voor de jaarrekening. Er zijn verschillende financiële overzichten, te weten:

  • Balans . Dit rapport geeft een overzicht van de activa, passiva en het eigen vermogen van het bedrijf op de rapportdatum.

  • Resultatenrekening . Dit rapport geeft een overzicht van de inkomsten, uitgaven en winst of verlies van het bedrijf voor een specifieke periode.

  • Kasstroomoverzicht . Dit rapport geeft een overzicht van de inkomende en uitgaande kasstromen die door het bedrijf gedurende een bepaalde periode zijn gegenereerd. Het kan worden geformatteerd met behulp van de directe methode of de indirecte methode.

Andere minder gebruikte elementen van de jaarrekening zijn de staat van ingehouden winsten en een groot aantal bijbehorende toelichtingen.

Samenvattend hebben we aangetoond dat financiële boekhouding de registratie van zakelijke transacties in rekeningen inhoudt, die op hun beurt worden samengevat in het grootboek, dat op zijn beurt wordt gebruikt om financiële overzichten op te stellen.

Verwante Artikelen