Proefbalans fouten

De proefbalans is een overzichtsniveau van het debet- of creditbedrag in elke rekening. Normaal gesproken gebruikt u de aanvankelijke of niet-aangepaste proefbalans om twee redenen:

  • Om ervoor te zorgen dat het totaal van alle afschrijvingen gelijk is aan het totaal van alle tegoeden, zodat alle onderliggende transacties in evenwicht zijn.

  • Te gebruiken als uitgangspunt voor het aanpassen van posten die de informatie in de proefbalans in overeenstemming brengen met een boekhoudkundig kader, zoals algemeen aanvaarde boekhoudprincipes of International Financial Reporting Standards.

Deze niet-gecorrigeerde proefbalans kan een aantal fouten bevatten, waarvan er slechts enkele gemakkelijk te herkennen zijn in het formaat van het proefbalansrapport. Hier zijn de meest voorkomende fouten, met suggesties om ze te vinden:

  • Tweemaal ingevoerde gegevens . Als er twee keer een boeking wordt gemaakt, is de proefbalans nog steeds in balans, dus dat is geen goed document om het te vinden. In plaats daarvan moet u voor een lopende transactie wellicht wachten tot het probleem vanzelf is opgelost. Een duplicaatfactuur aan een klant wordt bijvoorbeeld door de klant afgewezen, terwijl een duplicaatfactuur van een leverancier (hopelijk) wordt opgemerkt tijdens het goedkeuringsproces van de factuur.

  • Inschrijvingen helemaal niet gemaakt . Niet te vinden op de proefbalans, want die staat er niet (!). U kunt het beste een checklist met standaardinvoer bijhouden en controleren of ze allemaal zijn gemaakt.

  • Invoer op het verkeerde account . Dit kan duidelijk zijn met een snelle blik op de proefbalans, aangezien een rekening die voorheen helemaal geen saldo had, er nu een heeft. Anders is de beste vorm van correctie preventief - gebruik standaardjournaalboekingsjablonen voor alle terugkerende boekingen.

  • Omgekeerde boekingen . Een boeking voor een afschrijving kan ten onrechte als een tegoed worden geregistreerd en vice versa. Dit probleem kan zichtbaar zijn op de proefbalans, vooral als de invoer groot genoeg is om het teken van een eindsaldo te veranderen in het omgekeerde van het gebruikelijke teken.

  • Omgezette nummers . De cijfers in een nummer zijn mogelijk verwisseld. Dit is gemakkelijk te vinden, aangezien de onderliggende boeking onevenwichtig is en dus niet geaccepteerd had mogen worden door de boekhoudsoftware. Als een handmatig systeem wordt gebruikt, moeten de totalen van journaalboekingen worden vergeleken met de totalen in de proefbalans. Dit probleem heeft betrekking op het volgende.

  • Onevenwichtige inzendingen . Dit wordt als laatste vermeld, aangezien het onmogelijk is in een geautomatiseerde omgeving, waar de invoer moet worden gebalanceerd, anders accepteert het systeem ze niet. Als u een handmatig systeem gebruikt, wordt het probleem duidelijk in de kolomtotalen van de proefbalans. Het vinden van de exacte boeking is echter veel moeilijker en vereist een gedetailleerd overzicht van elke boeking, of in ieder geval van de totalen in elk subadministratie dat in het grootboek wordt opgenomen.

Wanneer u een fout corrigeert, zorg er dan voor dat u een duidelijk gelabelde journaalboeking met ondersteunende documentatie gebruikt, zodat iemand anders uw werk op een later tijdstip kan traceren.

Verwante Artikelen