Fondsboekhouding

Fondsboekhouding is een boekhoudsysteem dat door non-profitorganisaties wordt gebruikt om het bedrag aan contanten dat aan verschillende doeleinden is toegewezen en het gebruik van dat geld bij te houden. De bedoeling van fondsadministratie is niet om bij te houden of een entiteit winst heeft gemaakt, aangezien dit niet het doel is van een non-profitorganisatie. De focus van de fondsboekhouding ligt dus op verantwoording in plaats van op winstgevendheid.

Een non-profitorganisatie kan een aantal fondsen gebruiken, die elk zijn opgezet met een afzonderlijke reeks rekeningen en een balans, zodat gebruikers kunnen bepalen in hoeverre contanten zijn gebruikt voor het beoogde doel. Een stadsbestuur kan bijvoorbeeld aparte fondsen hebben voor straatreparaties, politie, rioolwaterzuivering en scholen.

Fondsen zijn bedoeld om het gebruik van bepaalde kasstromen te beperken. Als een dierentuin bijvoorbeeld donaties ontvangt die uitsluitend bedoeld zijn voor dierententoonstellingen, wordt het geld opgenomen in het fonds voor dierententoonstellingen en kan het niet worden besteed aan andere activiteiten, zoals algemeen onderhoud. Door deze aanpak te volgen, heeft een organisatie een betere controle over het gebruik waarvoor de instroom van kasmiddelen wordt gebruikt. Ook kunnen de operationele resultaten van een programma worden vergeleken met de uitgaven die uit een gerelateerd fonds komen, zodat de aanhangers van een non-profitorganisatie kunnen beoordelen in hoeverre de entiteit haar doelstellingen bereikt.

Voor elk fonds kan een apart budget worden opgesteld. Door dit te doen, kan de beheerder van een non-profitorganisatie het bedrag van de uitgaven afzetten tegen het beschikbare financieringsniveau en het uitgavenniveau beheren, zodat de diensten die via een fonds worden verleend gedurende het hele begrotingsjaar worden verleend zonder een tekort van beschikbare fondsen.

Voorbeelden van de soorten entiteiten die fondsadministratie kunnen gebruiken, zijn:

• Artistieke grondslagen

• Goede doelen

• Kerken

• Colleges en universiteiten

• Overheden

• Ziekenhuizen