Reserve voor oninbare vorderingen
De reserve voor dubieuze debiteuren is een voorziening voor het geschatte bedrag van dubieuze debiteuren die waarschijnlijk zullen voortvloeien uit bestaande vorderingen. Een grote reserve kan worden veroorzaakt door klanten van lage kwaliteit, die op hun beurt kunnen worden veroorzaakt door de verminderde aandacht van een bedrijf voor het screenen van de financiële toestand van potentiële klanten. Een grote reserve voor oninbare vorderingen wordt dus uiteindelijk veroorzaakt door gebrek aan aandacht voor het bedrijfskredietbeleid.
Het concept van de reserve voor oninbare vorderingen wordt opgelegd door een boekhouding op transactiebasis, waarbij alle kosten die verband houden met een verkooptransactie moeten worden geregistreerd op hetzelfde moment als de opbrengsten uit de verkoop (bekend als het matching-principe). Anders zouden er maandenlang oninbare vorderingen kunnen worden gemaakt, wat in eerste instantie zou leiden tot een sterke stijging van de winstgevendheid, gevolgd door een lange reeks extra kosten die in latere perioden tot ondermaatse winsten leiden.
Een reserve voor oninbare vorderingen is een tegenrekening die is ontworpen om de debiteurenrekening waaraan deze is gekoppeld, te verrekenen. De debiteurenrekening heeft een natuurlijk debetsaldo, terwijl de dubieuze debiteurenreserve een natuurlijk creditsaldo heeft. Het resultaat is een saldo van netto vorderingen dat in de balans wordt vermeld. Een balans kan bijvoorbeeld $ 1.000.000 aan debiteuren onthullen, waartegen $ 50.000 aan oninbare vorderingen wordt verrekend. Het netto te ontvangen saldo is dus $ 950.000.
De moeilijkheid bij het gebruik van een reserve voor oninbare vorderingen is het schatten van het bedrag aan oninbare vorderingen. Dit wordt doorgaans afgeleid door het historische percentage dubieuze debiteuren van een bedrijf over te dragen, hoewel dit bedrag kan worden gecorrigeerd voor meer specifieke kennis van de inningskans van specifieke vorderingen. Eenmaal afgeleid, is de boekhoudkundige transactie een debitering van de oninbare kostenrekening en een creditering van de reserve voor oninbare vorderingen. Wanneer een specifieke vordering als oninbaarheid wordt aangemerkt, is de boekhoudkundige transactie een debitering van de reserve voor oninbare vorderingen en een creditering van de debiteurenrekening.
De reserve voor oninbare vorderingen is alleen bedoeld als verrekening op de rekening voor handelsvorderingen. Voor overige vorderingen, zoals loonvoorschotten aan werknemers, zou echter een soortgelijke tegenrekening kunnen worden aangelegd, die zich reserveert voor mogelijke tekorten in deze andere soorten vorderingen.
Als een bedrijf ervoor kiest om geen reserve voor oninbare vorderingen te gebruiken, kiest het in plaats daarvan voor de methode van directe afschrijving, waarbij vorderingen alleen worden afgeschreven wanneer een specifieke vordering oninbaar wordt verklaard. Zoals eerder opgemerkt, wordt het afschrijven van vorderingen op deze manier niet als de beste boekhoudkundige verwerking beschouwd, aangezien de opname van kosten wordt vertraagd. Auditors kunnen weigeren de jaarrekening te certificeren van een bedrijf dat de directe afschrijvingsmethode gebruikt, tenzij het bedrijf eerst overschakelt naar een reserve voor oninbare vorderingen.
Vergelijkbare termen
De reserve voor dubieuze debiteuren wordt ook wel de voorziening voor dubieuze debiteuren, de voorziening voor dubieuze debiteuren en de voorziening voor dubieuze debiteuren genoemd.
