Proefbalans werken
Een werkende proefbalans is een proefbalans die momenteel wordt aangepast. In concept is het een niet-gecorrigeerde proefbalans, waaraan alle aanpassingsboekingen worden toegevoegd die nodig zijn om een rapportageperiode af te sluiten (zoals voor de maandelijkse, driemaandelijkse of jaarlijkse financiële overzichten). Deze extra posten worden vervolgens in het grootboek ingevoerd, wat resulteert in een voltooide proefbalans. De werkproefbalans is handig voor het testen van een complete set aanpassingsboekingen om hun impact op de financiële overzichten te bepalen, voordat de boekingen daadwerkelijk in het grootboek worden ingevoerd. De stappen die nodig zijn om een werkende proefbalans te gebruiken (uitgaande van het bestaan van een boekhoudsoftwarepakket) zijn:
Druk de huidige versie van de eindsaldo af, of (beter nog) converteer het rapport naar een elektronische spreadsheet.
Voer alle aanpassingsboekingen in die nodig zijn om de maand af te sluiten.
Let op de beschrijvingen en berekeningen voor elk aanpassingsitem onderaan het rapport.
Draag de gecorrigeerde rekeningsaldi over naar de rechterkant van het rapport en vertaal ze handmatig naar de resultatenrekening en balans.
Herzie de aanpassingsboekingen indien nodig, op basis van de voorlopige resultaten van de financiële overzichten.
Maak journaalboekingen voor elke boeking in de werkproefbalans en voer deze samen met uitleg in het grootboek in.
Druk het proefsaldo opnieuw af en controleer of alle boekingen op de juiste rekeningen en in de juiste bedragen zijn gezet.
De kolommen die in een werkende proefbalans worden gebruikt (in volgorde van links naar rechts) zijn:
Rekeningnummer
Accountnaam
Eindigtotaal debet
Eindtotaal
Voor handmatige boekingen: blanco ruimte voor debetboekingen
Voor handmatige invoer: blanco ruimte voor creditboekingen
Voor financiële overzichten: blanco ruimte om de resultatenrekening en balanstotalen in te voeren
De werkproefbalans maakt deel uit van de documentatie die nodig is om de financiële overzichten op te stellen; het maakt geen deel uit van het rapportagepakket van de financiële overzichten.
Het is niet mogelijk om een evenwichtige werkproefbalans op te bouwen in een enkelvoudig systeem; het rapport is alleen bedoeld voor gebruik met een dubbel boekhoudsysteem.
