Financiën
Factureringsprocedure
De volgende factureringsprocedure behandelt drie taken in het factureringsproces, namelijk het verzamelen van de informatie die nodig is om een factuur op te stellen, facturen te maken en deze aan klanten te verstrekken.
Factureringsgegevens bekijken (Factureringsmedewerker)
- Toegang tot het dagelijkse verzendlog in het computersysteem.
- Scan de details van elke zending om er zeker van te zijn dat deze klaar is voor facturering. Als dit het geval is, markeert u de records als factureerbare transacties.
- Ga naar de facturatiemodule en roep het voorbeeldscherm op voor elke potentiële factuur die moet worden afgedrukt.
- Controleer of alle prijzen zijn goedgekeurd door het orderinvoerpersoneel. Als dit niet het geval is, vergelijk dan de vermelde prijzen met de officiële bedrijfsprijslijst en verkrijg goedkeuring voor eventuele afwijkingen van deze lijst.
- Voeg vrachtkosten toe, tenzij de bestelling is gemarkeerd als vooruitbetaald of om door de klant te worden opgehaald.
- Controleer of de code voor de omzetbelasting van de klant correct is en pas deze indien nodig aan.
Factuurbatch afdrukken (factureringsmedewerker)
- Selecteer de optie in de factureringssoftware om alle gemarkeerde facturen af te drukken.
- Plaats het officiële factuurformulier van het bedrijf in de printer.
- Maak een testafdruk om er zeker van te zijn dat de factuurformulieren correct in de printer zijn geplaatst.
- Druk de volledige factuurbatch af en controleer of ze correct zijn afgedrukt.
Facturen voorbereiden en verzenden (factureringsmedewerker)
- Als de facturen in meerdere exemplaren zijn, maak dan een burst van de exemplaren en bewaar de aangewezen exemplaren.
- Stop de factuurversie die bestemd is voor klanten in enveloppen.
- Stempel "Adrescorrectie aangevraagd" op de facturenveloppen.
- Bezorg de facturenveloppen voor verzending in de postkamer.
Factuurkopieën archiveren (factureringsmedewerker)
- Bewaar de bewaarde factuurkopieën indien nodig, op factuurnummer of op klantnaam.
