Definitie van inkoopretouren
Een aankoopretour vindt plaats wanneer de koper van handelswaar, inventaris, vaste activa of andere items deze goederen terugstuurt naar de verkoper. Overmatige aankooprendementen kunnen de winstgevendheid van een bedrijf verstoren, dus ze moeten nauwlettend worden gevolgd. Er zijn een aantal redenen voor het retourneren van aankopen, zoals:
De koper heeft aanvankelijk een te grote hoeveelheid gekocht en wil het restant terugsturen
De koper heeft de verkeerde goederen gekocht
De verkoper heeft de verkeerde goederen gestuurd
De goederen zijn op de een of andere manier ontoereikend gebleken
De verkoper kan legitiem een restocking fee aanrekenen aan de koper in ruil voor het akkoord gaan om goederen terug te nemen (tenzij de verkoper oorspronkelijk de verkeerde goederen naar de koper heeft verzonden). Het bedrag van een herbevoorradingsvergoeding ligt over het algemeen in de buurt van 15% van de prijs die de koper heeft betaald voor de goederen die worden geretourneerd. Deze vergoeding wordt doorgaans niet in rekening gebracht als een bedrijf gratis retourzendingen aanbiedt binnen een bepaald aantal dagen na de aankoopdatum.
Een aankoopretour wordt meestal geautoriseerd onder een Return Merchandise Authorization (RMA) die door de verkoper aan de koper wordt afgegeven. Wanneer de koper de goederen verpakt voor retourzending naar de verkoper, markeert hij het RMA-nummer op de buitenkant van het pakket, dat de ontvangende afdeling van de verkoper vergelijkt met de lijst met geautoriseerde en openstaande RMA-nummers voordat de ontvangst wordt geaccepteerd. Als er geen RMA-nummer is, wordt de levering geweigerd.
De verkoper heeft verschillende opties om de koper te vergoeden voor geretourneerde goederen, waaronder:
Een tegoed voor toekomstige aankopen
Een creditnota die de koper kan toepassen tegen zijn volgende betaling aan de verkoper
Een rechtstreekse betaling in contanten aan de koper
Wanneer de koper een inkoopretour registreert, kan dit ofwel als een creditering van zijn voorraadrekening (als er weinig van dergelijke transacties zijn) of op een inkoopretourrekening (als het management deze informatie wil scheiden voor verdere analyse). De compenserende afschrijving is op de crediteurenrekening.
