Inventarisatie
Inventarisatie is het tellen van voorhanden voorraad. Dit betekent dat u elk voorhanden item identificeert, het telt en deze hoeveelheden per item samenvat. Er kan ook een verificatiestap zijn, waarbij de telresultaten worden vergeleken met de voorraadeenheden in het computersysteem van een bedrijf. Inventarisatie is een algemene vereiste van een periodiek voorraadsysteem en kan ook vereist zijn als onderdeel van de jaarlijkse audit van een bedrijf. Kortom, voorraadopname resulteert in een document op samenvattingsniveau dat een lijst bevat van de hoeveelheden die voor elk voorraadartikel op een bepaald tijdstip beschikbaar zijn. De procedurele stappen die hiervoor nodig zijn, zijn:
Selecteer en train de telploegen met betrekking tot het uitvoeren van tellingen en vul het bijbehorende papierwerk in.
Stel een afsluittijd in, waarna geen verdere voorraad in het ontvangstgebied in het magazijn is toegestaan en er geen artikelen worden verzonden. Het is handig als er op de dag van de telling geen productie-, ontvangst- of verzendactiviteit is.
Wijs telverantwoordelijkheidsgebieden in het magazijn toe aan elk tel-team.
Distribueer een vooraf genummerde reeks tel-tags naar elk team en log in op de verdeelde nummerreeksen.
In elk tellingsteam identificeert en telt één persoon de inventaris, terwijl een andere persoon de tellingstag invult. De originele tag wordt op de inventaris geplakt en het team bewaart een reservekopie.
Als elk team klaar is met tellen, leveren ze de count-tags in. De count-tagbeheerder controleert of er tags ontbreken, wat mogelijk een extra zoekopdracht vereist om de tags te vinden. Ze zitten meestal nog vast aan de tags die op de inventaris zijn geplakt.
De teletagmedewerker vat de tellabels samen in een spreadsheet, die wordt gebruikt om samenvattende totalen voor elk voorraadartikel te creëren. Een alternatief is om de informatie in een database in te voeren, waardoor samenvattende totalen beter kunnen worden samengevoegd.
De kostenaccountant vergelijkt de resulterende informatie met de eenheidssaldi die worden bijgehouden in het permanente voorraadsysteem van het bedrijf (ervan uitgaande dat het er een heeft). Als er grote verschillen zijn met de bestaande database, gaat een tellingsteam terug naar het magazijn om de oorspronkelijke tellingen te verifiëren.
Dit is een zeer arbeidsintensief proces en kan een aanzienlijke hoeveelheid stilstandtijd in het magazijn vereisen, dus bedrijven proberen over het algemeen voorraadopname zo veel mogelijk te vermijden.
Een vaker voorkomende vorm van inventarisatie is cyclustelling, die elke dag wordt uitgevoerd. Als een bedrijf cyclustelling gebruikt, telt het magazijnpersoneel de voorraad in een klein gedeelte van het magazijn en vergelijkt de telinformatie met de records in het computersysteem. Als er fouten zijn, corrigeert het magazijnpersoneel deze en onderzoekt ook de achterliggende redenen waarom de fouten zijn opgetreden. Een actief cyclustellingsprogramma zal op zijn minst het nauwkeurigheidsniveau van de voorraadrecords verbeteren en kan het zelfs overbodig maken om een fysieke voorraadtelling aan het einde van de maand uit te voeren.
