Overlopende uitgaven
Een toegerekende uitgave is een uitgave die is gedaan, maar waarvoor er nog geen uitgavendocumentatie is. In plaats van de uitgavendocumentatie wordt een journaalboeking gecreëerd om een te betalen uitgave te registreren, evenals een compenserende verplichting (die gewoonlijk wordt geclassificeerd als een kortlopende verplichting op de balans). Als er geen journaalboeking is, zouden de kosten in de verslagperiode helemaal niet in de jaarrekening van de entiteit verschijnen, waardoor de gerapporteerde winsten in die periode te hoog zouden zijn. Kortom, toe te rekenen kosten worden geregistreerd om de nauwkeurigheid van de jaarrekening te vergroten, zodat de uitgaven beter aansluiten op de opbrengsten waarmee ze verband houden.
Een vooruitbetaalde uitgave is het omgekeerde van een te betalen uitgave, aangezien een verplichting wordt betaald voordat de onderliggende dienst of het onderliggende actief is verbruikt. Bijgevolg verschijnt een vooruitbetaald actief in eerste instantie op de balans als een actief.
Toegerekende uitgaven in de praktijk
Voorbeelden van uitgaven die gewoonlijk worden gemaakt, zijn onder meer:
Rente op leningen waarvoor nog geen factuur van de geldverstrekker is ontvangen
Goederen ontvangen en verbruikt of verkocht, waarvoor nog geen leveranciersfactuur is ontvangen
Ontvangen diensten waarvoor nog geen leveranciersfactuur is ontvangen
Belastingen waarvoor nog geen factuur van een overheidsinstantie is ontvangen
Loon dat nog niet aan werknemers is betaald
Een voorbeeld van een te betalen uitgave is een situatie waarin een bedrijf tegen het einde van een maand kantoorbenodigdheden ontvangt van een leverancier, maar nog geen factuur van de leverancier heeft ontvangen tegen de tijd dat het bedrijf zijn boeken voor die maand sluit. Om deze uitgave correct te registreren in de maand van ontvangst, registreert het boekhoudkundig personeel een uitgave op de onkostenrekening voor benodigdheden met een debet voor het bedrag dat naar verwachting door de leverancier zal worden gefactureerd, en boekt een creditering op een rekening voor te betalen kosten. Dus als het bedrag van de kantoorbenodigdheden $ 500 zou zijn, zou de journaalboeking een debitering van $ 500 zijn van de onkostenrekening voor kantoorbenodigdheden en een creditering van $ 500 van de rekening voor te betalen kosten.
De journaalboeking wordt normaal gesproken aangemaakt als een automatisch tegenboeking, zodat de boekhoudsoftware automatisch een tegenboeking aanmaakt vanaf het begin van de volgende maand. Wanneer de leverancier vervolgens uiteindelijk een factuur bij de entiteit indient, annuleert hij de terugboeking.
Om door te gaan met het voorgaande voorbeeld: de boeking van $ 500 zou in de volgende maand worden teruggedraaid, met een creditering op de onkostenrekening voor kantoorbenodigdheden en een debetering op de rekening voor de te betalen lasten. Het bedrijf ontvangt vervolgens de leveranciersfactuur van $ 500, en registreert deze normaal via de crediteurenadministratie-module van de boekhoudsoftware, wat resulteert in een debitering van de onkostenrekening voor kantoorbenodigdheden en een creditering van de crediteurenrekening. Het nettoresultaat in de volgende maand is dus helemaal geen nieuwe lastenverantwoording, waarbij de betalingsverplichting verschuift naar de crediteurenrekening.
Realistisch gezien is het bedrag van een onkostenvergoeding slechts een schatting en zal het dus waarschijnlijk enigszins verschillen van het bedrag van de leveranciersfactuur die op een later tijdstip binnenkomt. Bijgevolg is er gewoonlijk een klein extra bedrag aan kosten of negatieve kostenverantwoording in de volgende maand, zodra de terugboeking van de journaalboeking en het bedrag van de leveranciersfactuur met elkaar zijn verrekend.
Praktisch gezien worden er geen immateriële uitgaven gemaakt, aangezien het te veel werk kost om de gerelateerde journaalboekingen te maken en te documenteren. Verder zal een groot aantal opgebouwde onkostenjournaalboekingen het maandafsluitingsproces vertragen.
Voorbeelden van journaalboekingen voor toegerekende uitgaven
Kantoorbenodigdheden ontvangen en er is geen leveranciersfactuur vanaf het einde van de maand: debitering van de uitgaven voor kantoorbenodigdheden, creditering van de toegerekende uitgaven.
Werknemersuren die aan het einde van de maand niet zijn betaald: afschrijving op de loonkosten, creditering op de lopende uitgaven.
Aansprakelijkheid voor vergoedingen opgelopen en er is geen leveranciersfactuur aan het einde van de maand: afschrijving van de kosten voor personeelsbeloningen, creditering van de te betalen kosten.
Inkomstenbelastingen worden opgebouwd op basis van verdiende inkomsten . Debitering van inkomstenbelastinglasten, creditering van toegerekende uitgaven.
De eerste drie vermeldingen moeten de volgende maand worden teruggedraaid. Winstbelastingen worden doorgaans ingehouden als overlopende kosten totdat ze worden betaald.
