Voorraadbeheer

De investering van een bedrijf in inventaris is meestal groot en kan bestaan ​​uit veel handelsartikelen die gemakkelijk kunnen worden gestolen en doorverkocht. Als de voorraad voornamelijk grondstoffen bevat, is het bijhouden ervan essentieel om ervoor te zorgen dat de productieprocessen waarin ze worden gebruikt geen materiaal tekort komen. Dit betekent dat u een reeks controles moet implementeren, hetzij om diefstal te voorkomen, hetzij om ervoor te zorgen dat de fabricage geen tekort komt aan inputs. We zullen hieronder een aantal van de belangrijkste controles beschrijven waarmee u rekening moet houden bij uw voorraadinvestering. De belangrijkste interne controles voor uw inventaris zijn:

  • Hek en sluit het magazijn . Het allerbelangrijkste voorraadbeheer is simpelweg het afsluiten van het magazijn. Dit betekent dat u een hek om de inventaris plaatst, de poort op slot doet en alleen geautoriseerd personeel het magazijn binnenlaat.

  • Organiseer de inventaris . Het lijkt misschien geen controle om gewoon de voorraad in het magazijn te organiseren, maar als je het niet kunt vinden, heb je er geen controle over. Een fundamentele basis voor interne voorraadcontrole is dus om alle locaties te nummeren, elk voorraadartikel te identificeren en deze items per locatie te volgen.

  • Tel alle binnenkomende inventaris . Neem niet zomaar het woord van de leverancier dat de hoeveelheid vermeld op de levering de juiste is. Tel de inventaris voordat u deze opneemt als ontvangen. Dit voorkomt dat fouten worden geïntroduceerd in de inventarisadministratie.

  • Inspecteer inkomende inventaris . Controleer of alle binnenkomende inventaris van het juiste type is en niet beschadigd is. Alle items die de inspectie niet doorstaan, moeten onmiddellijk worden geretourneerd, en het crediteurenpersoneel meldt dat de geretourneerde items niet hoeven te worden betaald.

  • Tag alle inventaris . Elk stuk voorraad in het magazijn moet worden geïdentificeerd met een label met het onderdeelnummer, de beschrijving, de maateenheid en het aantal. Anders worden voorraadartikelen waarschijnlijk verkeerd geïdentificeerd.

  • Scheid de voorraad die eigendom is van de klant . Als er ter plaatse voorraad is waarvan de klanten eigenaar zijn, zal het magazijnpersoneel deze waarschijnlijk tellen alsof deze eigendom is van het bedrijf. apart deel van het magazijn.

  • Standaardiseer het bijhouden van gegevens voor voorraadverzameling . Wanneer een artikel van de plank in het magazijn wordt gepickt, voor gebruik in de productieruimte of voor verkoop aan klanten, moet u een standaardprocedure hebben om de picks te registreren zodra ze het magazijn verlaten (wat gemakkelijker is als er een magazijnhek is , en inventaris kan alleen door een enkele gecontroleerde poort gaan).

  • Teken voor alle inventaris verwijderd uit het magazijn . Als voorraadartikelen uit het magazijn worden verwijderd om redenen die buiten het normale pickproces vallen, laat de persoon dan het voorraadteken voor de verwijdering verwijderen, zodat er wordt vastgelegd wie verantwoordelijk is.

  • Controleer de stuklijst . De stuklijst is een overzicht van de onderdelen die zijn gebruikt om een ​​product te maken. De stuklijst wordt gebruikt om artikelen uit voorraad te picken, dus als de factuur niet klopt, halen de orderpickers onjuiste bedragen uit het magazijn. Dit vereist een periodieke audit van elke factuur, evenals toegang met alleen een wachtwoord tot de stuklijstrecords in het computersysteem.

  • Traceer extra aanvragen en retouren . Als het productiepersoneel om extra uitgiften van onderdelen vraagt, of overtollige bedragen terugstuurt naar het magazijn, dan zit er een fout in de pickingregistratie (mogelijk in de stuklijst, zoals zojuist opgemerkt).

  • Voer periodiek een verouderd voorraadonderzoek uit . Het magazijn kan uiteindelijk verstikt raken met verouderde voorraad die niet kan worden gebruikt, wat hoge opslagkosten vereist en ook interfereert met de componenten die nodig zijn bij de productie. Vorm een ​​materiaalbeoordelingsbord dat periodiek de voorraadrecords doorzoekt om te bepalen welke items moeten worden verkocht of anderszins moeten worden geëlimineerd.

  • Voer cyclustellingen uit . Laat het magazijnpersoneel kleine, frequente tellingen van een klein deel van de voorraad uitvoeren en eventuele fouten onderzoeken en corrigeren. Dit verbetert geleidelijk de nauwkeurigheid van de voorraadrecord.

  • Onderzoek inventarisrecords met een negatief saldo . Als uit de boekhouding blijkt dat er een negatieve voorraad aanwezig is, dan is er duidelijk sprake van een transactionele fout die het negatieve saldo heeft veroorzaakt. Dit is een belangrijk doelwit voor een gedetailleerd onderzoek.

  • Leg schroottransacties vast . Gooi schroot niet zomaar in een afvalbak als het gebeurt. Als u dat doet, denkt het boekhoudsysteem nog steeds dat het afgedankte artikel op voorraad is, waardoor de voorraad wordt overschat. Maak in plaats daarvan een procedure om regelmatig afval bij te houden.

Ondanks deze controles kunnen nog steeds een aantal problemen optreden met de nauwkeurigheid van de voorraadregistratie, dus wees voorbereid om meer controles toe te voegen als de problemen aanhouden.

Verwante Artikelen