Analyse van debiteuren
Overzicht debiteuren
Debiteuren zijn de bedragen die door klanten aan een bedrijf verschuldigd zijn en bestaan uit een potentieel groot aantal gefactureerde bedragen. Debiteuren vormen voor de meeste bedrijven de belangrijkste bron van inkomende kasstromen, dus u moet deze facturen in totaal analyseren om de gezondheid van de onderliggende kasstromen vast te stellen. Hieronder worden verschillende analysetechnieken voor debiteuren genoemd.
Debiteurenanalyse
Een van de gemakkelijkste methoden om de staat van de debiteuren van een bedrijf te analyseren, is door een rapport over de ouderdom van de debiteuren af te drukken, een standaardrapport in elk boekhoudsoftwarepakket. Dit rapport verdeelt de ouderdom van de debiteuren in verschillende buckets, die u binnen de boekhoudsoftware soms kunt aanpassen aan uw factureringsvoorwaarden. De meest voorkomende tijdbakken zijn van 0-30 dagen oud, 31-60 dagen oud, 61-90 dagen oud en ouder dan 90 dagen. Alle facturen die in de tijdsbakken vallen die perioden van meer dan 30 dagen vertegenwoordigen, veroorzaken een toenemend gevoel van alarm, vooral als ze in de oudste tijdsbak vallen. Er zijn verschillende zaken waarmee u rekening moet houden wanneer u analyseert op basis van een verouderingsrapport, namelijk:
Individuele kredietvoorwaarden . Het management heeft mogelijk ongebruikelijk lange krediettermijnen geautoriseerd voor specifieke klanten, of misschien alleen voor bepaalde facturen. Als dit het geval is, kan het lijken alsof deze posten ernstig achterstallig zijn, terwijl ze in feite nog helemaal niet verschuldigd zijn.
Afstand vanaf factuurdatum . Bij veel bedrijven wordt het merendeel van alle facturen aan het einde van de maand gefactureerd. Als u het verouderingsrapport een paar dagen later uitvoert, worden waarschijnlijk nog steeds uitstaande vorderingen van een maand geleden weergegeven waarvoor de betaling op het punt staat te komen, evenals het volledige bedrag van alle vorderingen die zojuist zijn gefactureerd. In totaal blijkt dat de vorderingen in een slechte staat verkeren. Als u het rapport echter net vóór de factureringsactiviteiten aan het einde van de maand zou uitvoeren, zouden er veel minder te ontvangen rekeningen in het rapport zijn en kan het lijken alsof er heel weinig geld uit niet-geïnde vorderingen komt.
Time bucket-grootte . U moet de duur van de tijdsbakken in het rapport ongeveer afstemmen op de kredietvoorwaarden van het bedrijf. Als de kredietvoorwaarden bijvoorbeeld slechts tien dagen zijn en de eerste keer dat de bucket 30 dagen beslaat, lijken bijna alle facturen actueel te zijn.
Niet-toegepaste kredieten . Mogelijk staan er niet-toegepaste kredieten op het rapport. Ruim dan het rapport op door te onderzoeken op welke facturen ze hadden moeten worden toegepast. Als u dit wel doet, kan het aantal achterstallige vorderingen dat in het rapport wordt vermeld, worden verminderd.
Een ander analysehulpmiddel voor debiteuren is de trendlijn. U kunt het uitstaande debiteurensaldo aan het einde van elke maand voor het afgelopen jaar uitzetten en dit gebruiken om te voorspellen hoeveel vorderingen er in de nabije toekomst zouden moeten zijn. Dit is een bijzonder waardevol hulpmiddel wanneer de verkoop seizoensgebonden is, aangezien u seizoensvariabiliteit kunt toepassen op schattingen van toekomstige verkoopniveaus.
Trendanalyse is ook handig om het percentage dubieuze debiteuren te vergelijken met verkopen over een bepaalde periode. Als dit percentage een sterk terugkerende trend vertoont, wil het management misschien actie ondernemen. Als bijvoorbeeld het percentage oninbare vorderingen toeneemt, wil het management mogelijk strengere kredietvoorwaarden aan klanten goedkeuren. Omgekeerd, als het percentage dubieuze debiteuren extreem laag is, kan het management ervoor kiezen om krediet te versoepelen om de verkoop aan wat meer risicovolle klanten uit te breiden. Dit is een bijzonder handig hulpmiddel wanneer u de analyse van het percentage dubieuze debiteuren uitvoert voor individuele klanten, omdat het problemen kan signaleren die kunnen wijzen op het dreigende faillissement van een klant.
Er zijn verschillende zaken waarmee u rekening moet houden wanneer u trendlijnanalyse gebruikt, namelijk:
Verandering in kredietbeleid . Als het management een wijziging in het kredietbeleid heeft geautoriseerd, kan dit leiden tot plotselinge veranderingen in debiteuren- of debiteurenpeil.
Verandering in producten of bedrijfsonderdelen . Als een bedrijf iets toevoegt aan of verwijdert uit zijn mix van producten of bedrijfsonderdelen, kan dit ingrijpende veranderingen in de trend van debiteuren veroorzaken.
Verandering in zakelijke omstandigheden . Als de economie achteruitgaat, kan er een stijgende trend van oninbare vorderingen zijn die ver boven het historisch gemiddelde ligt.
Een derde type debiteurenanalyse is ratioanalyse. De meest gebruikte ratio is de incassotermijn van de debiteuren, die het aantal dagen laat zien dat een gemiddelde klantfactuur openstaat voordat deze wordt betaald. De formule is:
Gemiddelde debiteuren ÷ (jaarlijkse verkoop ÷ 365 dagen)
Als er bijvoorbeeld gewoonlijk $ 500.000 aan uitstaande vorderingen op enig moment is en de jaarlijkse omzet $ 3,65 miljoen is, wordt de incassotermijn voor vorderingen berekend als:
$ 500.000 te ontvangen rekeningen ÷ ($ 3.650.000 jaarlijkse verkoop ÷ 365 dagen)
= 50 dagen afhaalperiode
In het voorbeeld kunnen we niet zeggen of een incassotermijn van 50 dagen goed of slecht is, aangezien we de duur van de kredietvoorwaarden niet kennen.
Samenvattend is de beste manier om debiteuren te analyseren, het gebruik van alle drie de hier genoemde technieken. U kunt de incasso-periode gebruiken om een algemeen idee te krijgen van het vermogen van een bedrijf om zijn debiteuren te innen, een analyse van het verouderingsrapport toevoegen om precies te bepalen welke facturen incassoproblemen veroorzaken en vervolgens een trendanalyse toevoegen om te zien of deze problemen zijn in de loop van de tijd aan het veranderen.
Andere soorten analyse
Een interessante analyse met betrekking tot debiteuren is een trendlijn van het aandeel van de klantenverkopen dat wordt betaald op het moment van verkoop, waarbij wordt aangegeven welk type betaling wordt gebruikt. Veranderingen in de verkoopprocedures en het verkoopbeleid van een bedrijf kunnen de verkoop verschuiven naar of weg van vooruitbetalingen, wat daarom een impact heeft op het bedrag en de kenmerken van debiteuren.
