Het voorschotsysteem
Het voorschotsysteem is een boekhoudsysteem voor het uitbetalen en vervolgens aanvullen van kleine bedragen. Klein geld is een kleine reserve aan contanten die ter plaatse op een bedrijfslocatie wordt bewaard voor incidentele behoeften aan contanten. Het voorschotsysteem is ontworpen om een rudimentaire handmatige methode te bieden voor het bijhouden van kleine kassaldi en hoe contant geld wordt gebruikt. De essentiële kenmerken van een voorschotsysteem zijn:
Een vast bedrag aan contanten wordt toegewezen aan een klein kasfonds, dat op een aparte rekening in het grootboek wordt vermeld.
Alle uitkeringen in contanten uit het kleine geldfonds worden gedocumenteerd met ontvangsten.
Kleine contante uitbetalingsontvangsten worden gebruikt als basis voor de periodieke aanvulling van het kleine kasfonds.
Afwijkingen tussen verwachte en werkelijke fondssaldi worden regelmatig herzien en onderzocht.
In wezen worden kosten opgenomen wanneer nieuwe contanten worden aangevuld aan het kleine kasfonds vanaf de lopende rekening van het bedrijf. Wanneer contant geld van de lopende rekening wordt betaald, is de boeking een afschrijving van de verschillende uitgaven waarvoor ontvangsten worden verstrekt door de kleine geldbewaarder, en een creditering van de geldrekening.
Tenzij het bedrag aan contanten dat aan het kleine geldfonds wordt toegewezen, opzettelijk wordt gewijzigd, is er geen reden waarom er ooit nog een boeking zou moeten plaatsvinden op de rekening die wordt gebruikt om het kleine kassaldo te documenteren, aangezien alle kleine geldaanvullingen afkomstig zijn van de lopende rekening van het bedrijf.
Het belangrijkste kenmerk van dit systeem is de noodzaak om alle uitgaven te documenteren. Dit is een uitstekende manier om een hoog niveau van controle over contante uitbetalingen te behouden.
Het voorschotsysteem neemt af in populariteit, aangezien veel bedrijven de voorkeur geven aan creditcards van het bedrijf voor incidentele aankopen, of werknemers contant laten betalen en vervolgens terugbetaling aanvragen via het vergoedingssysteem voor bedrijfskosten. Ook kan het voorschotsysteem leiden tot het weglekken van geld uit een bedrijf, hetzij door diefstal van het geld, hetzij omdat de kleine geldbewaarder de uitbetalingen niet goed vastlegt.
