Boekhouding van debiteuren
Overzicht debiteuren
Wanneer goederen of diensten aan een klant worden verkocht en de klant mag op een later tijdstip betalen, staat dit bekend als verkopen op krediet en ontstaat er een verplichting voor de klant om de verkoper te betalen. Omgekeerd creëert dit een actief voor de verkoper, dat debiteuren wordt genoemd. Dit wordt als een kortetermijnactief beschouwd, aangezien de verkoper normaal gesproken in minder dan een jaar wordt betaald.
Een te ontvangen rekening wordt gedocumenteerd via een factuur, die de verkoper via een factureringsprocedure aan de klant moet verstrekken. De factuur beschrijft de goederen of diensten die aan de klant zijn verkocht, het bedrag dat hij aan de verkoper verschuldigd is (inclusief omzetbelasting en vrachtkosten) en wanneer hij geacht wordt te betalen.
Als de verkoper op kasbasis opereert, registreert hij alleen transacties in zijn boekhouding (die vervolgens worden samengevoegd in de financiële overzichten) wanneer contanten worden betaald of ontvangen. Aangezien het uitschrijven van een factuur geen verandering in geld met zich meebrengt, is er geen registratie van debiteuren in de boekhouding. Pas als de klant betaalt, boekt de verkoper een verkoop.
Als de verkoper opereert op basis van de meer algemeen gebruikte baten-lastenboekhouding, registreert hij transacties ongeacht eventuele wijzigingen in contanten. Dit is het systeem waaronder een vordering wordt geregistreerd. Daarnaast bestaat het risico dat de klant niet betaalt. Als dat het geval is, kan de verkoper deze verliezen ten laste brengen van de kosten wanneer ze zich voordoen (bekend als de directe afschrijvingsmethode) of kan hij anticiperen op het bedrag van dergelijke verliezen en een geschat bedrag ten laste brengen van de kosten (bekend als de vergoedingsmethode). De laatste methode heeft de voorkeur, omdat de verkoper de inkomsten koppelt aan de oninbare uitgaven in dezelfde periode (bekend als het matching-principe).
We zullen deze concepten hieronder toelichten.
Verkoop van services op krediet vastleggen
Wanneer diensten aan een klant worden verkocht, maakt de verkoper normaal gesproken een factuur in zijn boekhoudsoftware, die automatisch een boeking creëert om de verkooprekening te crediteren en de debiteurenrekening te debiteren. Wanneer de klant later de factuur betaalt, debiteert de verkoper de geldrekening en crediteert de debiteurenrekening. ABC International factureert bijvoorbeeld een klant voor $ 10.000 aan services en registreert de volgende invoer:
