Beheer van debiteuren

Controle over debiteuren begint echt met de eerste aanmaak van een klantfactuur, aangezien u verschillende problemen tijdens het creëren van debiteuren moet minimaliseren voordat u een uitgebreide set controles over dit belangrijke activum kunt hebben. Controles omvatten dan het juiste onderhoud van debiteuren en hun eliminatie door betalingen van klanten of het genereren van creditnota's. De belangrijkste controles om te overwegen zijn:

• Vereist kredietgoedkeuring voorafgaand aan verzending . U zult problemen hebben met het innen van debiteuren als een bestelling wordt verzonden naar een klant met een slechte kredietwaardigheid. Vereist daarom de ondertekende goedkeuring van de kredietafdeling voor alle verkooporders boven een bepaald bedrag in dollars.
• Controleer de contractvoorwaarden . Als er ongebruikelijke betalingsvoorwaarden zijn, verifieer deze dan voordat u een factuur maakt. Anders bevatten debiteuren facturen die klanten weigeren te betalen.
• Proeflezen facturen . Als een factuur voor een groot bedrag een fout bevat, kan de klant de betaling uitstellen totdat u een herziene factuur verzendt. Overweeg om grotere facturen te laten proeflezen om dit probleem te verminderen.
• Autoriseer creditnota's . Mensen die toegang hebben tot inkomende klantbetalingen, kunnen inkomend geld onderscheppen en vervolgens een creditnota maken om hun sporen uit te wissen. Een stap om dit probleem te voorkomen, is de formele goedkeuring van een manager te vereisen voor creditnota's, die vervolgens op een later tijdstip worden geverifieerd door het interne auditpersoneel. Voer deze controle niet tot het uiterste en heb goedkeuring nodig voor extreem kleine creditnota's - sta het boekhoudpersoneel toe om kleine te creëren zonder goedkeuring, alleen om kleine resterende rekeningsaldi op te schonen.
• Beperk de toegang tot de factureringssoftware . Zoals zojuist opgemerkt, kon iemand inkomende betalingen van klanten onderscheppen en de diefstal verbergen met een creditnota. U moet de toegang tot de factureringssoftware met een wachtwoord beveiligen om het illegaal genereren van creditnota's te voorkomen.
• Scheid taken . Zoals zojuist opgemerkt, zou niemand in staat moeten zijn om inkomende klantbetalingen af ​​te handelen en creditnota's te maken, anders kunnen ze het geld aannemen en hun sporen met creditnota's bedekken. Wijs deze taken daarom aan verschillende mensen toe.
• Bekijk debiteurenjournaalboekingen . Debiteurenverrichtingen gaan bijna altijd via een verkoopdagboek in de boekhoudsoftware dat zijn eigen boekhoudkundige posten genereert. Daarom mag er bijna nooit een handmatige journaalboeking op de debiteurenrekening staan. U dient deze vermeldingen zorgvuldig te onderzoeken.
• Controleer factuurpakketten . Nadat de facturen zijn voltooid, moet er een pakket in ons bestand zijn dat de verkooporder, kredietautorisatie, vrachtbrief en een kopie van de factuur bevat. Het interne auditpersoneel moet een selectie van deze pakketten bekijken om te verifiëren dat de factureringsmedewerker al het ondersteunende papierwerk correct heeft beoordeeld en correct een factuur heeft gegenereerd.
• Koppel de facturen aan het verzendlogboek . Het is mogelijk dat artikelen worden verzonden zonder bijbehorende factuur, of vice versa. Om deze situaties op te sporen, laat u het interne auditpersoneel de facturen vergelijken met het verzendlogboek en eventuele verschillen onderzoeken.
• Controleer de toepassing van kassabonnen . Het boekhoudkundig personeel kan ten onrechte kassabonnen toepassen op openstaande facturen, misschien zelfs niet op de rekeningen van de juiste klanten. Laat het interne auditpersoneel periodiek een selectie van kassabonnen traceren naar facturen van klanten om te controleren of de kassabon correct is.

Deze items vormen de basiscontroles op debiteuren. Een bedrijf met een gespecialiseerd debiteurensysteem moet mogelijk aanvullende controles implementeren of heeft sommige van de hier vermelde items mogelijk niet nodig.