Hoe u een crediteurensysteem opzet
Een crediteurenadministratie betaalt de rekeningen van een bedrijf op een georganiseerde manier. Het doel van dit systeem is om tijdig te betalen en de juiste bedragen aan de juiste leveranciers te betalen. De volgende stappen kunnen worden gebruikt om een dergelijk systeem op te zetten:
Selecteer software . Koop een kant-en-klaar boekhoudsoftwarepakket dat een crediteurenadministratie bevat. Zoek naar standaardfuncties zoals de mogelijkheid om standaard betalingsinformatie voor elke leverancier in te stellen, dubbele facturen op te sporen, te profiteren van kortingen voor vroegtijdige betaling en elektronische betalingen te doen.
Leveranciers instellen . Voer in het leveranciersstambestand in de software de namen, adressen, betalingsvoorwaarden en standaard grootboekrekeningen in die van toepassing zijn op elke leverancier.
Voer facturen in . Voer elke factuur in het crediteurensysteem in. Dit omvat het invoeren van de factuurdatum (niet de datum van ontvangst) en het te betalen bedrag.
Facturen goedkeuren . Creëer een systeem om managers ofwel elke leveranciersfactuur afzonderlijk te laten goedkeuren zodra deze binnenkomt, ofwel gebruik te maken van negatieve goedkeuringen, waarbij managers alleen het personeel van de crediteuren op de hoogte hoeven te stellen als ze een betaling niet goedkeuren. Een workflowbeheersysteem zou in het systeem kunnen worden geïntegreerd om de status van goedkeuringen te volgen.
Plan de betaling . Voer een testrun uit om vanuit de software een lijst af te drukken van alle facturen die moeten worden betaald, en controleer of het rapport alle facturen bevat die binnen het geselecteerde datumbereik moeten worden betaald.
Test een controlerun . Controleer in de software alle goedgekeurde betalingen en druk een reeks cheques af om deze facturen te betalen. Zorg ervoor dat het systeem alleen die cheques betaalt die zijn geselecteerd.
Teken cheques . Wijs een persoon aan als de primaire ondertekenaar van de cheque en een andere persoon als ondertekenaar van de back-upcheck. Informeer deze mensen over hun taken bij het onderzoeken van de back-updocumentatie die bij elke cheque is gevoegd.
De voorgaande stappen hebben betrekking op de basishandelingen voor het verwerken van schulden via een crediteurenadministratie. De volgende aanvullende items kunnen erin worden opgenomen:
Drie-weg matching . Het kan nodig zijn om een verkoper van crediteuren de facturen van de leverancier te laten matchen met de gerelateerde inkooporders van het bedrijf en eventuele ontvangende documenten. Deze afstemming kan nodig zijn om ervoor te zorgen dat het bedrijf alleen betaalt voor correct geautoriseerde en ontvangen items.
Onkostendeclaraties . Zet een systeem op dat vereist dat werknemers onkostendeclaratieformulieren indienen, waaraan bonnetjes zijn toegevoegd voor alle items die ze hebben gekocht. Dit systeem kan een reeks reisbeleidsregels bevatten waarin wordt bepaald welke onkosten worden vergoed.
Aankoopkaarten . Zet een systeem op waarbij inkoopkaarten worden uitgegeven aan een selectie van medewerkers, die gemachtigd zijn om namens het bedrijf aankopen te doen met de kaarten. Neem procedures op voor het controleren van de kaartafschriften op fouten en het indienen van volledig herziene verklaringen bij het personeel van de crediteuren voor betalingsverwerking.
Het kan ook nodig zijn om een aantal controles aan het crediteurenstelsel toe te voegen om het risico van buitensporige betalingen te verkleinen.
