Verzoeningsverklaring
Een afstemmingsoverzicht is een document dat begint met het eigen record van een rekeningsaldo van een bedrijf, afstemposten optelt en aftrekt in een set van extra kolommen, en vervolgens deze aanpassingen gebruikt om te komen tot het record van dezelfde rekening van een derde partij. De bedoeling van de afstemmingsverklaring is om een onafhankelijke verificatie te bieden van de juistheid van het saldo op de bedrijfsrekening, en om de verschillen tussen de twee versies van de rekening te verduidelijken.
De verschillen tussen de twee rekeningen worden gedetailleerd in het afstemmingsoverzicht, waardoor het gemakkelijker wordt om te bepalen welke van de afstemmingsposten mogelijk ongeldig is en moet worden aangepast. Afstemmingsverklaringen zijn een handig hulpmiddel voor zowel interne auditors als externe auditors. Externe auditors zullen waarschijnlijk intern opgestelde reconciliatieverklaringen willen gebruiken als onderdeel van hun controlewerkzaamheden, aangezien de overzichten hen in staat stellen zich te concentreren op het afstemmen van posten, met name in rekeningen met een grote balans die wezenlijk significante componenten van de financiële overzichten zijn.
Afstemmingsoverzichten worden gewoonlijk opgesteld in de volgende situaties:
Bankrekeningen . De bankafstemming vergelijkt de saldi tussen de versie van het kassaldo van een bedrijf en de versie van de bank, meestal met veel afstemmingsposten voor items zoals deposito's tijdens het transport en niet-betaalde cheques. Deze afstemming wordt doorgaans aangeboden als een module binnen de boekhoudsoftware van een bedrijf.
Schuldenrekeningen . De schuldafstemming vergelijkt de uitstaande schuldbedragen volgens het bedrijf en zijn geldschieter. Er kunnen verschillen zijn die afstemming vereisen wanneer het bedrijf de geldschieter betaalt en de geldschieter de betaling nog niet in zijn boeken heeft geregistreerd.
Debiteuren . De afstemming van de vorderingen wordt meestal op informele basis voor individuele klanten geconstrueerd en vergelijkt hun versie van de uitstaande vorderingensaldi met de versie van het bedrijf.
Schulden . De afstemming van te betalen posten wordt meestal ook op informele basis opgesteld door de individuele leverancier, en vergelijkt hun versie van openstaande saldi met de versie van het bedrijf.
Afstemmingsoverzichten zijn op zijn minst nuttig om timingverschillen op te merken wanneer dezelfde transactie door beide partijen wordt geregistreerd. De overzichten zijn zelfs nog nuttiger voor het verduidelijken van substantiële verschillen tussen de bedragen die voor een transactie zijn geregistreerd, waarvoor mogelijk aanpassingen door beide partijen nodig zijn om hun geboekte saldi te wijzigen.
