Proefbalans | Voorbeeld | Formaat
De proefbalans en zijn rol in het boekhoudproces
De proefbalans is een rapport dat aan het einde van een boekhoudperiode wordt uitgevoerd en het eindsaldo op elke grootboekrekening vermeldt. Het rapport wordt voornamelijk gebruikt om ervoor te zorgen dat het totaal van alle debiteringen gelijk is aan het totaal van alle credits, wat betekent dat er geen onevenwichtige journaalboekingen in het boekhoudsysteem zijn die het onmogelijk maken om nauwkeurige financiële overzichten te genereren. Het saldo van de proefperiode aan het einde van het jaar wordt doorgaans door auditors gevraagd wanneer ze met een audit beginnen, zodat ze de rekeningsaldi op het rapport kunnen overzetten naar hun auditsoftware; ze kunnen om een elektronische versie vragen, die ze gemakkelijker in hun software kunnen kopiëren.
Zelfs als de debet- en credit-totalen vermeld op de proefbalans gelijk zijn aan elkaar, betekent dit niet dat er geen fouten zijn in de rekeningen vermeld in de proefbalans. Er kan bijvoorbeeld een afschrijving op de verkeerde rekening zijn geboekt, waardoor het afschrijvingstotaal klopt, hoewel het ene onderliggend rekeningsaldo te laag is en het andere te hoog. Een crediteurenadministrateur registreert bijvoorbeeld een leveranciersfactuur van $ 100 met een afschrijving van de kosten voor leveringen en een tegoed van $ 100 op de rekening voor te betalen schulden. De afschrijving had op de kostenrekening van de nutsbedrijven moeten zijn, maar uit de proefbalans blijkt nog steeds dat het totale bedrag aan afschrijvingen gelijk is aan het totale aantal tegoeden.
De proefbalans kan ook worden gebruikt om handmatig financiële overzichten samen te stellen, maar met het overheersende gebruik van geautomatiseerde boekhoudsystemen die de overzichten automatisch creëren, wordt het rapport zelden voor dit doel gebruikt. In feite is het niet langer nodig om het proefbalansrapport te gebruiken bij boekhoudkundige bewerkingen.
Wanneer de proefbalans voor het eerst wordt afgedrukt, wordt dit de niet-aangepaste proefbalans genoemd. Als het boekhoudteam vervolgens eventuele fouten corrigeert en aanpassingen aanbrengt om de financiële overzichten in overeenstemming te brengen met een boekhoudkundig kader (zoals GAAP of IFRS), wordt het rapport de aangepaste proefbalans genoemd. De aangepaste proefbalans wordt doorgaans afgedrukt en opgeslagen in het jaareindeboek, dat vervolgens wordt gearchiveerd. Ten slotte, nadat de periode is afgesloten, wordt het rapport de post-afsluitende proefbalans genoemd.
De proefbalans is strikt een rapport dat is samengesteld uit de boekhoudkundige gegevens. Aangezien er echter aanpassingsboekingen kunnen worden gemaakt als resultaat van het herzien van het rapport, zou kunnen worden gezegd dat de boekhouding van de proefbalans het aanpassingsproces omvat dat een niet-aangepaste proefbalans omzet in een aangepaste proefbalans.
Als er dochterondernemingen in een organisatie zijn die hun resultaten rapporteren aan een moedermaatschappij, kan de moedermaatschappij een eindigende proefbalans aanvragen bij elke dochteronderneming, die zij gebruikt om geconsolideerde resultaten voor het hele bedrijf op te stellen.
Het grootboek is het rapport dat de voorkeur heeft van interne accountants, omdat het ook de gedetailleerde transacties toont die het eindsaldo vormen, of in ieder geval verwijst naar het relevante subboek dat deze informatie bevat. Dit extra detailniveau onthult de activiteit op een rekening tijdens een boekhoudperiode, wat het gemakkelijker maakt om onderzoek te doen en mogelijke fouten op te sporen.
Formaat proefbalans
Het eerste evaluatierapport bevat de volgende kolommen:
Rekeningnummer
Accountnaam
Debetsaldo beëindigen (indien van toepassing)
Eindsaldo (indien van toepassing)
Elk regelitem bevat alleen het eindsaldo op een rekening. Alle rekeningen met een eindsaldo worden vermeld in de proefbalans; Meestal blokkeert de boekhoudsoftware automatisch alle rekeningen met een saldo van nul, zodat ze niet in het rapport verschijnen.
De aangepaste versie van een proefbalans kan de debet- en creditkolommen combineren in een enkele gecombineerde kolom en kolommen toevoegen om aanpassingsboekingen en een herzien eindsaldo weer te geven (zoals het geval is in het volgende voorbeeld).
Voorbeeld van een proefbalans
Het volgende voorbeeld van een proefbalans combineert de debet- en credit-totalen in de tweede kolom, zodat het samenvattende saldo voor het totaal nul is (en zou moeten zijn). Aanpassingsboekingen worden in de volgende kolom toegevoegd, wat een gecorrigeerde proefbalans in de uiterst rechtse kolom oplevert.
ABC International
Proefbalans
31 augustus 20XX
